Không gian làm việc, Tệp & Wiki

Agent của bạn không chỉ trò chuyện — nó tạo ra và lưu giữ các thứ. Hai nơi lưu trữ chúng:

• Không gian làm việc (workspace) — thư mục dự án của agent: các tệp bạn cung cấp cho nó, các tài liệu và báo cáo nó tạo ra, dữ liệu nó đang xử lý.
• Wiki — thư viện nghiên cứu của agent: các ghi chú có cấu trúc, lâu dài mà nó viết và duy trì về các chủ đề quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn.

Cả hai đều nằm trên thiết bị và cả hai đều được bảo vệ bằng các bản sao lưu hàng giờ — với điểm thú vị là mỗi bản có thể được khôi phục độc lập, mà không ảnh hưởng đến các cuộc trò chuyện hoặc bộ nhớ.

Không gian làm việc

Hãy coi không gian làm việc giống như bàn làm việc của agent. Mọi thứ có hình dạng tệp đều đi qua đây:

• Các tệp bạn đính kèm trong đoạn chat sẽ nằm ở đây và vẫn có sẵn trong mọi cuộc trò chuyện sau đó — đính kèm danh sách thành viên xuất ra một lần, tham chiếu đến nó trong suốt cả tuần.
• Các tệp do agent tạo — báo cáo, bảng tính, bản tóm tắt, tài liệu được tạo — được lưu ở đây và nó sẽ cung cấp cho bạn một liên kết tải xuống trong đoạn chat.
• Dữ liệu làm việc mà agent sử dụng giữa chừng tác vụ cũng nằm ở đây.

Bạn tương tác với không gian làm việc chủ yếu thông qua cuộc trò chuyện: "lưu cái đó thành tài liệu", "bạn có những tệp nào từ tuần trước?", "dọn dẹp bất kỳ thứ gì cũ hơn một tháng". Bảng tệp cũng cho phép bạn làm việc trực tiếp với các tệp.

Một số thói quen mang lại hiệu quả:

• Yêu cầu đầu ra bền vững dưới dạng tệp. Bản tóm tắt trong đoạn chat sẽ trôi đi mất; "hãy viết lại nội dung đó thành một tài liệu trong không gian làm việc của bạn" cung cấp cho bạn một tài nguyên mà bạn (và trợ lý ảo) có thể truy cập lại.
• Yêu cầu sắp xếp. Trợ lý ảo sẽ sẵn lòng duy trì các thư mục theo từng dự án hoặc theo từng tháng nếu bạn yêu cầu — hãy cho biết cách bạn muốn sắp xếp mọi thứ một lần, và trợ lý sẽ ghi nhớ.
• Không phải là vô hạn. Thiết bị có dung lượng lưu trữ thể rắn hữu hạn (mức sử dụng hiện tại luôn hiển thị trong Quản lý thiết bị tại mục Tổng quan → Bộ nhớ) — rất nhiều cho các tài liệu và dữ liệu, nhưng không phù hợp để làm nơi lưu trữ video.

Bảng tệp

Bảng Không gian làm việc ở bên phải của giao diện trợ lý ảo hiển thị các tệp trong không gian làm việc hiện tại. Mở và đóng bảng này bằng mũi tên ở cạnh phải màn hình, đồng thời kéo viền để làm cho bảng rộng hơn hoặc hẹp hơn.

• Duyệt xem. Trên tab Tệp, các thư mục được mở theo dạng cây. Thư mục cha đưa bạn lên một cấp, và đường dẫn ở phía trên cho biết bạn đang ở đâu.
• Xem trước. Nhấp vào một tệp để đọc mà không cần tải xuống: văn bản và mã, định dạng Markdown hiển thị, và hình ảnh.
• Chỉnh sửa. Trong phần xem trước của tệp văn bản, nhấp vào Chỉnh sửa, thực hiện thay đổi và nhấp vào Lưu. Tính năng này hữu ích để sửa lỗi đánh máy trong báo cáo hoặc thêm một dòng vào danh sách kiểm tra.
• Thêm. Tải tệp lên giúp thêm tệp từ máy tính của bạn. Nhấp chuột phải vào một thư mục để chọn Tệp mới hoặc Thư mục mới.
• Đổi tên, tải xuống hoặc xóa. Nhấp chuột phải vào một tệp hoặc thư mục để chọn Đổi tên và Xóa, hoặc Tải xuống thư mục để tải toàn bộ thư mục. Để lưu một bản sao của tệp, hãy mở bản xem trước của tệp đó và nhấp vào Tải xuống.

Các tệp mà trợ lý ảo liên kết trong đoạn chat cũng mở ở đây, giúp bạn có thể kiểm tra tài liệu trước khi tải xuống.

Hình 1: Bảng tệp, hiển thị bản xem trước của báo cáo bên cạnh cuộc trò chuyện

Không gian

Không gian làm việc là một thư mục mà trợ lý ảo hoạt động trong đó. Không gian mặc định được hiển thị dưới dạng Trang chủ trên nhãn không gian làm việc trong trình soạn thảo. Bạn có thể cung cấp cho trợ lý ảo vài không gian để các tệp cho các công việc khác nhau được tách biệt: một cho văn phòng trước, một cho dự án cải tạo, một cho gói tài liệu họp hội đồng quản trị hàng tháng.

Mở Không gian ở thanh trên cùng để "Thêm và chuyển đổi không gian làm việc cho các phiên làm việc của bạn."

• Để thêm không gian, nhấp vào + (Thêm không gian), đặt Tên tùy chọn và chọn Đường dẫn của không gian đó: thư mục trên trợ lý ảo cần sử dụng.
• Để đổi tên, hãy mở không gian đó và nhấp vào Đổi tên. Đường dẫn của không gian không thể thay đổi: "Không thể thay đổi đường dẫn. Chỉ có thể đổi tên."
• Để xóa một không gian khỏi danh sách, hãy mở không gian đó và nhấp vào Xóa.

Để chuyển đổi không gian làm việc cho cuộc trò chuyện bạn đang tham gia, hãy nhấp vào nhãn không gian làm việc trong trình soạn thảo và chọn một không gian khác, mở không gian đó và nhấp vào Sử dụng không gian này, hoặc nhập /workspace kèm theo tên không gian. Bảng tệp và bất kỳ nội dung nào được trợ lý ảo lưu sau đó sẽ sử dụng không gian đó.

Wiki

Wiki dành cho kiến thức cần tồn tại lâu hơn bất kỳ cuộc trò chuyện nào — các ghi chú có cấu trúc do trợ lý ảo viết, các liên kết giữa các ghi chú và các bản cập nhật theo thời gian. Trong khi không gian làm việc chứa tệp, wiki chứa sự hiểu biết:

• Yêu cầu trợ lý ảo nghiên cứu điều gì đó và viết báo cáo — "nghiên cứu ba đối thủ cạnh tranh gần nhất của chúng ta và duy trì một trang wiki cho mỗi đối thủ" — và bạn sẽ nhận được các tài liệu sống có thể cập nhật khi bạn yêu cầu lại vào quý tới.
• Yêu cầu trợ lý ảo ghi lại quy trình hoạt động của bạn — quy trình mở cửa, danh sách liên hệ khẩn cấp, chi tiết nhà cung cấp — để các câu trả lời cho nhân viên đến từ chính các ghi chú đã được kiểm duyệt của bạn.
• Trợ lý ảo đối chiếu chéo nội dung wiki trong cuộc trò chuyện: các câu trả lời có thể dựa trên những gì trợ lý đã viết ở đó từ vài tháng trước.

Sự khác biệt so với Memory: memory là những gì trợ lý ảo tự động giữ lại từ quá trình làm việc với bạn — các sự thật, sở thích, ngữ cảnh — trong khi wiki là nội dung viết có chủ đích, dễ đọc mà bạn có thể mở và kiểm tra. Memory là khả năng gợi nhớ của trợ lý ảo; wiki là tủ hồ sơ của trợ lý.

Cách chúng được bảo vệ

Các tệp riêng lẻ cũng có thể được khôi phục một cách chính xác — duyệt qua bất kỳ điểm khôi phục nào, xem lịch sử phiên bản của tệp trên các bản sao lưu, đồng thời khôi phục hoặc tải xuống chính xác phiên bản bạn muốn. Nếu ai đó (hoặc trợ lý ảo) ghi đè nhầm một tài liệu, phiên bản của giờ trước chỉ cách đó vài cú nhấp chuột.

Trang liên quan

• Sử dụng trợ lý ảo của bạn — tệp đính kèm và yêu cầu xuất tệp
• Memory — những gì trợ lý ảo tự động giữ lại
• Khôi phục & phục hồi — trình duyệt tệp và khôi phục theo từng vùng