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Section du site : Documentation

Vue d’ensemble et établissements

Sur cette page

L’onglet Overview d’Organisation Settings > Billing rassemble les coûts de tous les établissements : le mois en cours jusqu’à présent, le budget de votre organisation, le dernier relevé et un tableau de tous les établissements. Un groupe hôtelier peut comparer ses cafés et ses hôtels côte à côte, et un établissement d’enseignement peut voir chaque campus, quel que soit le payeur.

Aide-mémoire

Où le trouver : Paramètres (icône en forme de roue dentée) → Organisation Settings → Organisation → Billing → Overview

Qui peut y accéder : les administrateurs de l’organisation, dans les organisations Technology Stack

Objectif : suivre les coûts de votre organisation, comparer les établissements, et gérer le payeur et le numéro de bon de commande de chaque établissement

Quel espace de facturation utiliser ?

La facture d’un établissement est payée soit par l’établissement lui-même, soit par votre organisation, et c’est ce qui détermine l’emplacement de sa facturation.

Qui paie pour l’établissementEmplacement de sa facturationParamètres de paiementEn cas de défaut de paiement
L’établissementParamètres → Billing & Cost Management, dans l’établissementL’onglet Paramètres de paiement propre à l’établissementLes personnes qui gèrent la facturation sont redirigées vers Paramètres de paiement
L’organisationOrganisation Settings → Billing, pour les administrateurs de l’organisation. Les liens vers les pages de facturation de l’établissement ouvrent sa page à cet endroit.Aucun onglet Paramètres de paiement pour l’établissement. Une bannière Billed to your organisation explique que l’organisation paie.Les personnes qui gèrent la facturation sont redirigées vers les Paramètres de paiement de l’organisation dans Organisation Settings → Billing, et le menu verrouillé affiche Organisation Billing.

Billing & Cost Management n’apparaît dans le menu Paramètres que lorsque l’établissement sélectionné paie pour lui-même ; lorsque votre organisation paie, il est masqué du menu pour tous les utilisateurs de cet établissement. (Lorsque l’accès d’un établissement est bloqué en raison d’une facture d’organisation impayée, le menu affiche Organisation Billing à la place.) Pour le point de vue de l’établissement, consultez Billing & Cost Management.

Avis d’absence de moyen de paiement

Si votre organisation paie pour ses établissements mais ne dispose d’aucun moyen de paiement, un avis indique « Your organisation pays for its facilities but has no payment method. Add one so its statement can be paid and facilities aren’t locked out. » Si l’organisation commence à payer à partir du mois prochain, l’avis indique « Your organisation starts paying on » suivi de la date de début, « but has no payment method yet. Add one before then. »

L’avis s’affiche sur chaque page Organisation jusqu’à ce qu’un moyen de paiement soit ajouté. Cliquez sur Add payment method pour en ajouter un, ou consultez Paramètres de paiement.

L’avis Your organisation pays for its facilities but has no payment method, avec le bouton Add payment methodL’avis Your organisation pays for its facilities but has no payment method, avec le bouton Add payment method

Figure 1 : l’avis affiché lorsque l’organisation paie mais ne dispose d’aucun moyen de paiement

L’onglet Overview

L’onglet s’ouvre sur « Consolidated view of all 7 facilities » (le nombre correspond au nombre d’établissements de votre organisation).

  • This month so far : MONTH TO DATE, PROJECTED MONTH END et SAME POINT LAST MONTH, pour l’ensemble des établissements. Il s’agit d’estimations mises à jour au cours du mois ; les montants définitifs figurent sur le relevé mensuel.
  • Organisation budget : « Tous les établissements, quel que soit le payeur. Définissez un budget pour recevoir des alertes avant tout dépassement. » Cliquez sur Set a budget pour en définir un. Il couvre tous les établissements, y compris ceux qui paient pour eux-mêmes. Un établissement peut également avoir son propre budget mensuel.
  • Des cartes pour LAST STATEMENT (le dernier relevé de l’organisation, avec son mois de consommation et son statut), OUTSTANDING, ORGANISATION BALANCE (le solde partagé entre les établissements pris en charge par l’organisation) et NEEDS ATTENTION.

La facturation de l’organisation avec Who pays by default, puis l’onglet Overview affichant This month so far, Organisation budget, Last statement, Outstanding, Organisation balance et Needs attentionLa facturation de l’organisation avec Who pays by default, puis l’onglet Overview affichant This month so far, Organisation budget, Last statement, Outstanding, Organisation balance et Needs attention

Figure 2 : la facturation de l’organisation : le payeur par défaut, puis l’onglet Overview avec le mois en cours jusqu’à présent, le budget de l’organisation et le dernier relevé

Le tableau Installations

Sous les cartes, le tableau Installations répertorie tous les établissements de votre organisation, à raison d’une ligne par établissement.

Outils au-dessus du tableau :

  • Search : rechercher un établissement par son nom.
  • Group by : regrouper les lignes, par exemple par marque, avec un sous-total pour chaque groupe.
  • Columns (9) : choisir les colonnes à afficher.
  • Exporter au format CSV : télécharger les colonnes visibles sous forme de fichier CSV.
  • Download documents : télécharger en une seule fois les relevés, factures et reçus de plusieurs mois et de plusieurs établissements. Consultez Télécharger des documents.
  • Filtres : Brand, Country, Paid by, Billing method, Payment method, Status et Cost centre.
  • Add organisation PO number : définir le numéro de bon de commande de votre organisation. Il est imprimé pour chaque établissement qui ne dispose pas de son propre numéro de bon de commande.

Colonnes :

  • FACILITY, avec la marque de l’établissement sous son nom
  • PAID BY : Organisation ou Installation (consultez Exceptions)
  • BILLING METHOD et PAYMENT METHOD : le mode de règlement de la facture de l’établissement, par exemple « Prepaid · Card » (consultez Modes de règlement)
  • THIS MONTH SO FAR et PROJECTED : estimations pour le mois en cours
  • LAST STATEMENT : le total de l’établissement sur son dernier relevé, avec son statut
  • OUTSTANDING et STATUS

La ligne d’un établissement pris en charge par l’organisation affiche le mode de facturation de l’organisation, sans montant impayé propre : les sommes dues figurent sur le relevé de l’organisation. « Relevés des 6 derniers mois. Le mois en cours apparaît une fois facturé. »

Cliquez sur une ligne pour ouvrir la facturation de cet établissement. Consultez La facturation d’un établissement.

Le tableau Facilities avec Search, Group by, Columns, Export CSV, Download documents et les filtres, répertoriant sept établissements payés par l’organisationLe tableau Facilities avec Search, Group by, Columns, Export CSV, Download documents et les filtres, répertoriant sept établissements payés par l’organisation

Figure 3 : le tableau Installations : le payeur, le mode de facturation et le moyen de paiement, le mois en cours jusqu’à présent et le dernier relevé de chaque établissement

Actions sur un établissement

Ouvrez le menu d’un établissement à la fin de sa ligne pour accéder à :

  • Open billing : ouvrir la facturation de l’établissement.
  • Change who pays… : faire de l’établissement une exception, ou choisir Follow the organisation’s setting pour supprimer son exception. Consultez Exceptions.
  • Cost centre and PO number… : définir le centre de coûts de l’établissement et son propre numéro de bon de commande. Un établissement sans numéro de bon de commande propre utilise celui de l’organisation.

Pour effectuer la même opération sur plusieurs établissements, sélectionnez d’abord leurs lignes. Les centres de coûts servent également de filtre : une entreprise peut ainsi voir les coûts de tous les bureaux d’un même service, ou un groupe de distribution ceux de tous les magasins d’une même région.

Télécharger des documents

Download documents télécharge en une seule fois les documents de facturation de nombreux mois et établissements. Choisissez :

  • Months : jusqu’à 24.
  • Contents : relevés, factures, reçus et fichiers CSV de données.
  • Installations : tous les établissements, ceux affichés dans le tableau ou ceux que vous avez sélectionnés.

Les petits téléchargements démarrent immédiatement. Les plus volumineux sont préparés en arrière-plan, et un e-mail vous avertit lorsqu’ils sont prêts.

La facturation d’un établissement

Cliquez sur la ligne d’un établissement, ou sur Open billing dans son menu, pour consulter la facturation de cet établissement dans Organisation Settings. Cliquez sur ← All facilities pour revenir au tableau.

Pour un établissement pris en charge par l’organisation, une bannière indique Billed to your organisation : « ACME Inc pays for this facility. Statements, payment methods and balance are managed at organisation level. » (avec le nom de votre organisation). Cliquez sur View statements pour ouvrir les relevés de l’organisation.

La facturation de l’établissement comporte quatre onglets, qui fonctionnent comme les onglets du même nom dans Billing & Cost Management :

Il n’y a pas d’onglet Paramètres de paiement : les moyens de paiement et le solde de l’organisation se trouvent dans les Paramètres de paiement de l’organisation.

Lorsque l’organisation paie pour un établissement, Billing & Cost Management ne figure pas dans le menu Paramètres de cet établissement. Les liens et les favoris vers les pages de facturation de l’établissement ouvrent alors sa page ici.

Un établissement, Lower Manhattan, ouvert dans la facturation de l’organisation, avec All facilities, la bannière Billed to your organisation, View statements et les onglets Overview, Cost Breakdown, Invoices & Receipts et PricingUn établissement, Lower Manhattan, ouvert dans la facturation de l’organisation, avec All facilities, la bannière Billed to your organisation, View statements et les onglets Overview, Cost Breakdown, Invoices & Receipts et Pricing

Figure 4 : un établissement dans la facturation de l’organisation, avec la bannière Billed to your organisation

Les tarifs de l’établissement

L’onglet Pricing d’un établissement affiche les tarifs qui s’appliquent à cet établissement, et son onglet Cost Breakdown utilise les mêmes tarifs pour chaque ligne. Le badge Standard rates de l’onglet Pricing signifie que l’établissement bénéficie des tarifs catalogue de Performance Hub. Consultez Pricing pour savoir comment lire cet onglet.

Tarifs publics : les tarifs standard de Performance Hub pour les appareils et les services de la plateforme figurent sur la page Tarifs de la plateforme.

Les marques dans la facturation

Les marques n’ont pas de facturation propre : la facturation se contente de regrouper et de filtrer les établissements par marque, avec le filtre Brand et Group by dans le tableau Installations, et Brands dans Insights. Consultez Brands & Customisation.