Qui paie
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Billing détermine qui paie pour vos établissements : l’organisation, avec un relevé unique pour tous les établissements, ou chaque établissement, avec son propre relevé. Ce fonctionnement convient aux organisations de toutes formes, d’un groupe de franchises dont les magasins paient pour eux-mêmes à une entreprise qui paie de manière centralisée pour ses bureaux.
Aide-mémoire
Où le trouver : Paramètres (icône en forme de roue dentée) → Organisation Settings → Organisation → Billing
Qui peut y accéder : les administrateurs de l’organisation. Billing n’apparaît que pour les organisations Technology Stack.
Objectif : décider qui paie par défaut pour vos établissements, et quels établissements font exception
Billing comporte également des onglets consacrés aux coûts de votre organisation : Overview et le tableau des établissements (Vue d’ensemble et établissements), Insights et Statements (Insights et relevés), ainsi que Paramètres de paiement (Paramètres de paiement). Statements et Paramètres de paiement ne s’affichent que lorsque le paramètre par défaut de l’organisation est Organisation pays for all facilities, actuellement ou à partir du 1er du mois prochain. Lorsque le paramètre par défaut est Each facility pays for itself, Billing ne comporte que Overview et Insights, même si l’organisation paie pour certains établissements à titre d’exception.
Comment un établissement est facturé
Deux éléments distincts déterminent la façon dont un établissement est facturé :
- Qui paie : l’organisation ou l’établissement lui-même. Votre organisation le choisit ici, avec une valeur par défaut pour tous les établissements et des exceptions pour certains établissements.
- Mode de règlement de la facture : à partir d’un solde prépayé ou par facture mensuelle. Performance Hub le définit sur votre compte. Consultez Modes de règlement.
| L’organisation paie | L’établissement paie pour lui-même | |
|---|---|---|
| Relevé | Un relevé mensuel unique pour tous les établissements pris en charge par l’organisation | Le relevé propre à l’établissement |
| Moyen de paiement et solde | Ceux de l’organisation, partagés entre ces établissements | Ceux de l’établissement |
| Où la facturation est gérée | Organisation Settings → Billing, par les administrateurs de l’organisation | Paramètres → Billing & Cost Management dans cet établissement, par les personnes disposant du module Billing & Cost Management |
| Dans l’établissement | Billing & Cost Management ne figure dans le menu Paramètres pour personne. Les administrateurs de l’organisation voient la facturation de l’établissement dans Organisation Settings → Billing, et les liens vers ses pages de facturation l’ouvrent à cet endroit. | Billing & Cost Management avec tous ses onglets |
| Factures impayées | Un relevé d’organisation impayé bloque l’accès de tous les établissements pris en charge par l’organisation | Seules les factures impayées propres à l’établissement bloquent son accès |
L’organisation continue de voir tous les établissements dans Overview et Insights, quel que soit le payeur. Un groupe médical, par exemple, peut payer de manière centralisée pour ses cliniques tandis qu’une clinique gérée par un cabinet partenaire paie pour elle-même, tout en les voyant toutes au même endroit.
Qui paie par défaut
Who pays by default affiche le paramètre actuel, par exemple « Organisation pays for all facilities (Performance Hub default) », et « Every facility follows this setting. » Cliquez sur How who pays works pour obtenir un résumé, ou sur Change pour le modifier.
Figure 1 : Who pays by default, avec How who pays works et Change
Fonctionnement du choix du payeur
- « L’organisation définit une valeur par défaut » : tous les établissements la suivent, sauf s’ils font exception.
- « Les établissements peuvent faire exception » : dans le tableau des établissements, ouvrez le menu d’un établissement et choisissez Change who pays.
- « Les modifications commencent le 1er » : « Chaque modification prend effet à partir du 1er du mois prochain, afin qu’un mois ne soit jamais partagé entre deux payeurs. »
- « Le payeur gère la facturation » : les administrateurs de l’organisation gèrent la facturation des établissements pris en charge par l’organisation, et les personnes disposant de l’accès Billing dans un établissement la gèrent pour un établissement qui paie pour lui-même.
Bon à savoir :
- « Une facture d’organisation impayée bloque l’accès de tous les établissements pris en charge par l’organisation. Un établissement qui paie pour lui-même n’est bloqué que par ses propres factures impayées. »
- Les relevés de l’organisation sont envoyés aux contacts de facturation définis dans Détails de l’organisation.
Figure 2 : fonctionnement du choix du payeur
Modifier le payeur par défaut
- Sous Who pays by default, cliquez sur Change.
- Choisissez une option :
- Organisation pays for all facilities : « Un relevé mensuel et un paiement uniques pour tous les établissements, avec un solde partagé. » « Seuls les administrateurs de l’organisation peuvent voir Billing ; le personnel des établissements ne le peut pas. » « Si la facture de l’organisation est impayée, l’accès de tous les établissements est bloqué jusqu’à ce qu’un administrateur de l’organisation la règle. »
- Each facility pays for itself : « Chaque établissement reçoit son propre relevé et paie avec son propre moyen de paiement. » « Les personnes disposant de l’accès Billing dans un établissement y gèrent sa facturation. » « Une facture impayée ne bloque que l’établissement qui la doit. »
- Cliquez sur Save, ou sur Cancel pour conserver le paramètre actuel.
« S’applique à tous les établissements qui ne font pas exception. Les modifications commencent toujours le 1er du mois prochain, jamais en cours de mois. »
Figure 3 : modification du payeur par défaut. Les modifications commencent le 1er du mois prochain.
Exceptions
Une exception est un établissement configuré différemment de la valeur par défaut. Un groupe de distribution qui paie de manière centralisée pour ses magasins peut laisser un magasin franchisé payer pour lui-même, ou une entreprise qui laisse chaque bureau payer pour lui-même peut payer de manière centralisée pour son siège social.
- Dans l’onglet Overview, recherchez l’établissement dans le tableau Installations.
- Ouvrez le menu de l’établissement à la fin de sa ligne et choisissez Change who pays….
- Dans Who pays for établissement, choisissez une option :
- Follow the organisation’s setting : « L’organisation paie, et ce choix suit toute modification future du paramètre de l’organisation. »
- The organisation pays for this facility : « Toujours facturé à l’organisation, quel que soit le paramètre de l’organisation. »
- This facility pays for itself : « Toujours facturé à l’établissement, quel que soit le paramètre de l’organisation. »
- Vérifiez le résumé sous « From 1 November 2026: » (le 1er du mois prochain), puis cliquez sur Save, ou sur Cancel pour ne rien modifier.
Si le futur payeur ne dispose pas encore de moyen de paiement, la boîte de dialogue l’indique, par exemple « This facility has no payment method yet. Add one before 1 November 2026 so its first bill can be paid. »
Figure 4 : choix du payeur pour un établissement. Le résumé indique ce qui change à partir du 1er du mois prochain.
Pour appliquer le même paramètre à plusieurs établissements, sélectionnez d’abord leurs lignes. Comme toute modification du payeur, une exception commence le 1er du mois prochain.
Figure 5 : le menu d’un établissement : Open billing, Change who pays… et Cost centre and PO number…
Un établissement qui paie pour lui-même affiche Facility dans PAID BY, avec une puce Exception, et la carte Who pays by default en indique le nombre, par exemple « 2 facilities are exceptions ». Cliquez sur cette ligne pour ouvrir le tableau Installations filtré sur ces établissements. Son propre moyen de paiement s’affiche dans PAYMENT METHOD, et son propre montant impayé dans OUTSTANDING.
Pour supprimer une exception, ouvrez le menu de l’établissement, choisissez Change who pays…, puis Follow the organisation’s setting. L’établissement suit alors de nouveau la valeur par défaut à partir du 1er du mois prochain.
Figure 6 : deux établissements qui paient pour eux-mêmes, affichés comme des exceptions
Modifications planifiées
Une modification du payeur ne s’applique jamais immédiatement. Jusqu’au 1er du mois prochain, le payeur actuel continue de payer et de gérer la facturation.
Tant qu’une modification est en attente, la carte Who pays by default affiche :
- Une puce indiquant sa date de début, par exemple « Facilities pay from 1 November 2026 ».
- Cancel change, pour l’annuler avant qu’elle ne commence.
- Une ligne indiquant le nombre d’établissements concernés, par exemple « 7 facilities change who pays next month ». Il s’agit d’un lien qui ouvre le tableau Installations filtré sur ces établissements.
Une modification portant sur certains établissements s’affiche sur la carte sous la forme d’une simple ligne, par exemple « 1 facility changes who pays next month », sans puce de date ni Cancel change. Dans le tableau Installations, l’établissement affiche une puce Changes 1 Nov sous PAID BY, qui continue d’indiquer le payeur actuel jusqu’au début de la modification. Pour l’annuler, ouvrez le menu de l’établissement, choisissez Change who pays…, choisissez le paramètre actuel de l’établissement (par exemple Follow the organisation’s setting) et cliquez sur Save.
Lorsque vous modifiez le payeur par défaut, la boîte de dialogue indique quand la modification commence : « This starts on » le 1er du mois prochain. Si une modification est déjà planifiée et que vous choisissez de nouveau le paramètre actuel, la boîte de dialogue indique plutôt « Saving cancels the change scheduled for » suivi de cette date. L’enregistrement annule alors la modification planifiée et conserve le paramètre actuel.
Figure 7 : une modification planifiée du payeur, qui commence le 1er du mois prochain, avec Cancel change
Figure 8 : un établissement change de payeur le mois prochain
Figure 9 : un établissement dont la modification du payeur attend le 1er du mois prochain
Modes de règlement
Quel que soit le payeur, la facture est réglée de l’une des deux manières suivantes :
- Solde prépayé : la consommation est déduite d’un solde que vous rechargez par carte, manuellement ou par rechargement automatique.
- Facture mensuelle (certains comptes) : vous êtes facturé à la fin du mois et payez par carte ou par virement bancaire.
Le tableau Installations indique le mode de règlement de chaque établissement dans BILLING METHOD et PAYMENT METHOD, par exemple « Prepaid · Card ».
Votre mode de règlement fait partie de votre contrat avec Performance Hub. Pour le modifier, contactez l’assistance (Paramètres → Demande d'assistance).
Pages associées
- Vue d’ensemble et établissements : les coûts de votre organisation pour le mois en cours et tous les établissements dans un seul tableau
- Insights et relevés : la consommation dans le temps et les relevés mensuels de votre organisation
- Paramètres de paiement : les moyens de paiement, le solde partagé et le profil de facturation de l’organisation
- Billing & Cost Management : la facturation d’un établissement qui paie pour lui-même
- Détails de l’organisation : les contacts de facturation et votre adresse de facturation
- Organisation Settings : l’avis relatif au moyen de paiement