Gebruikers toevoegen

Add New User voegt in drie stappen een persoon toe aan je organisatie: Details, Role and access en Review. Je geeft de persoon één rol bij het toevoegen; je kunt daarna meer rollen toevoegen.

Wat er daarna gebeurt, hangt ervan af of de persoon al een Performance Hub-account heeft:

• Nieuw in de Performance Hub: je maakt het account aan en de persoon krijgt een welkomstmail met aanmeldinstructies en een link om een wachtwoord in te stellen.
• Heeft al een account (bijvoorbeeld via een andere organisatie): de persoon krijgt een uitnodiging om lid te worden van je organisatie, en de rol geldt zodra die is geaccepteerd.

Snelle referentie

Waar je het vindt: Instellingen (tandwielpictogram) → Identity and Access Management → Gebruikersrechten → Add New User

Wie toegang heeft: Organisatiebeheerders, en mensen van wie de rol Identity and Access Management omvat

Doel: Een nieuw teamlid toegang geven tot de Performance Hub, met de juiste rol bij de juiste faciliteiten

Stap 1: Details

1. Open Gebruikersrechten en klik op Add New User.
2. Voer het Primary Email van de persoon in. Gebruik het adres waarmee de persoon zich gaat aanmelden: "Primary email address cannot be changed after provisioning a new user."
3. Het dialoogvenster controleert het adres:
   • "No existing account in system found for this email address" betekent dat je een nieuw account aanmaakt.
   • "This person already has a Performance Hub account. We'll email them an invitation to join your organisation; the role applies once they accept." betekent dat de persoon in plaats daarvan een uitnodiging krijgt.
4. Voer voor een nieuw account de First Name en Last Name in. Mobile Phone Number is optioneel.
5. Klik op Continue.

Afbeelding 1: Add New User, stap Details

Stap 2: Rol en toegang

1. Kies een rol. Typ in Search roles om er een te zoeken. Elke rol toont:
   • de naam, met een chip Template voor Performance Hub-rolsjablonen en een chip Org admin voor rollen die de persoon organisatiebeheerder maken
   • de beschrijving
   • het toegangsbereik en de moduletoegang, bijvoorbeeld Chosen per user - choose facilities or regions · All except 10
   • View modules, dat de modules toont waarop de rol betrekking heeft
2. Als de toegang van de rol per gebruiker wordt gekozen ("Facilities need to be assigned manually for this role"), gebruik je Regions en Faciliteiten om te kiezen waar deze persoon kan werken. Rollen met een vast toegangsbereik, zoals Organisation Administrator, vragen hier niet om.
3. Klik op Continue.

Geef Amelia Hart bijvoorbeeld het sjabloon Site Manager bij Morningside, een rol Store Manager bij twee winkellocaties, of Campus IT voor elke faciliteit in een regio.

Afbeelding 2: Rol en toegang: kies een rol en daarna de faciliteiten of regio's waartoe de persoon toegang heeft

Stap 3: Controleren

De stap Review toont de Details van de persoon en de Role and access (rol, toegang en modules). Klik op een van beide kaarten op Edit om terug te gaan en iets te wijzigen.

• Bij een nieuw account vermeldt het dialoogvenster: "As soon as you create this account, we'll send their email address a welcome email with sign-in instructions and a link to set up their password." Klik op Create user.
• Bij een bestaand account vermeldt het dialoogvenster: "We'll email their email address an invitation to join your organisation. The role applies once they accept; the invitation expires after 14 days." Klik op Send invitation.

Vink Send me a preview copy aan om zelf een kopie van de e-mail te ontvangen, zodat je kunt zien wat de persoon ontvangt. De link om een wachtwoord in te stellen werkt niet in jouw kopie.

Afbeelding 3: Controleer alles voordat je de gebruiker aanmaakt

Wat een nieuwe gebruiker ontvangt

Wanneer je op Create user klikt, krijgt de persoon een welkomstmail met het onderwerp "Welcome to Performance Hub". Daarin staat onder Your access de toegang die je hebt gegeven: de organisatie, de rol en de faciliteiten of regio's waarop die betrekking heeft. Daarna biedt de e-mail twee manieren om binnen te komen:

• Sign In to Performance Hub: aanmelden met een Google-, Microsoft-, Apple- of Slack-account.
• Set Up Password: instructies krijgen om een wachtwoord in te stellen, om zich in plaats daarvan met het e-mailadres aan te melden.

De e-mail eindigt met een link naar deze documentatie.

Afbeelding 4: Een voorbeeld van een welkomstmail, met de toegang die je hebt gegeven. Namen en adressen zijn voorbeelden.

Mensen die al een account hebben, krijgen in plaats daarvan een uitnodigingsmail. Zie Wat de persoon ontvangt.

Nadat je iemand hebt toegevoegd

• Nieuwe gebruikers verschijnen meteen in Gebruikersrechten. Ze kunnen zich aanmelden zodra ze via de welkomstmail een wachtwoord hebben ingesteld.
• Mensen die je hebt uitgenodigd, verschijnen in je openstaande uitnodigingen totdat ze accepteren.
• Zie De rollen van een gebruiker wijzigen om iemand nog een rol te geven, bijvoorbeeld Venue Duty Manager bij een tweede evenementenlocatie.

Gerelateerde pagina's

• Uitnodigingen: uitnodigingen die nog niet zijn geaccepteerd
• Rollen: de rollen die je mensen kunt geven
• Een uitnodiging accepteren: wat een uitgenodigde persoon ziet
• Aanmelden: wat je gebruikers daarna doen