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Übersicht und Einrichtungen

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Der Tab Overview unter Organisation Settings > Billing führt die Kosten aller Einrichtungen zusammen: den bisherigen Monat, Ihr Organisationsbudget, die letzte Abrechnung und eine Tabelle aller Einrichtungen. Eine Gastronomiegruppe kann ihre Cafés und Hotels direkt vergleichen, und eine Hochschule sieht jeden Campus, unabhängig davon, wer dafür bezahlt.

Kurzübersicht

Wo Sie es finden: Einstellungen (Zahnradsymbol) → Organisation Settings → Organisation → Billing → Overview

Wer darauf zugreifen kann: Organisationsadministratoren in Technology Stack-Organisationen

Zweck: Die Kosten Ihrer Organisation verfolgen, Einrichtungen vergleichen und für jede Einrichtung verwalten, wer bezahlt und welche Bestellnummer gilt

Welchen Abrechnungsbereich verwende ich?

Die Rechnung einer Einrichtung wird entweder von der Einrichtung selbst oder von Ihrer Organisation bezahlt, und davon hängt ab, wo sich ihre Abrechnung befindet.

Wer für die Einrichtung bezahltWo sich ihre Abrechnung befindetZahlungseinstellungenWenn eine Zahlung ausbleibt
Die EinrichtungEinstellungen → Billing & Cost Management an der EinrichtungDer eigene Tab Zahlungseinstellungen der EinrichtungPersonen, die die Abrechnung verwalten, werden zu Zahlungseinstellungen weitergeleitet
Die OrganisationOrganisation Settings → Billing, für Organisationsadministratoren. Links zu den Abrechnungsseiten der Einrichtung öffnen deren Seite dort.Kein Tab Zahlungseinstellungen für die Einrichtung. Ein Banner Billed to your organisation erklärt, dass die Organisation bezahlt.Personen, die die Abrechnung verwalten, werden zu den Zahlungseinstellungen der Organisation unter Organisation Settings → Billing weitergeleitet, und das gesperrte Menü zeigt Organisation Billing.

Billing & Cost Management erscheint nur im Einstellungsmenü, solange die ausgewählte Einrichtung für sich selbst bezahlt; wenn Ihre Organisation bezahlt, ist es für alle an dieser Einrichtung im Menü ausgeblendet. (Solange eine Einrichtung wegen einer unbezahlten Abrechnung der Organisation gesperrt ist, zeigt das Menü stattdessen Organisation Billing.) Informationen zur Sicht der Einrichtung finden Sie unter Billing & Cost Management.

Hinweis „Keine Zahlungsmethode“

Wenn Ihre Organisation für ihre Einrichtungen bezahlt, aber keine Zahlungsmethode hinterlegt hat, wird folgender Hinweis angezeigt: „Your organisation pays for its facilities but has no payment method. Add one so its statement can be paid and facilities aren’t locked out.“ Wenn die Organisation ab dem nächsten Monat bezahlt, lautet der Hinweis „Your organisation starts paying on“, gefolgt vom Startdatum, „but has no payment method yet. Add one before then.“

Der Hinweis wird auf jeder Organisationsseite angezeigt, bis eine Zahlungsmethode hinzugefügt wurde. Klicken Sie auf Add payment method, um eine hinzuzufügen, oder lesen Sie Zahlungseinstellungen.

Der Hinweis „Your organisation pays for its facilities but has no payment method“ mit der Schaltfläche „Add payment method“Der Hinweis „Your organisation pays for its facilities but has no payment method“ mit der Schaltfläche „Add payment method“

Abbildung 1: Der Hinweis, der angezeigt wird, wenn die Organisation bezahlt, aber keine Zahlungsmethode hat

Der Tab „Overview“

Der Tab beginnt mit „Consolidated view of all 7 facilities“ (die Zahl gibt an, wie viele Einrichtungen Ihre Organisation hat).

  • Bisheriger Monat: MONTH TO DATE, PROJECTED MONTH END und SAME POINT LAST MONTH über alle Einrichtungen. Dies sind Schätzwerte, die im Laufe des Monats aktualisiert werden; die endgültigen Beträge stehen in der monatlichen Abrechnung.
  • Organisation budget: „All facilities, whoever pays. Set a budget to get alerts before you overspend.“ Klicken Sie auf Set a budget, um ein Budget festzulegen. Es gilt für alle Einrichtungen, einschließlich derjenigen, die für sich selbst bezahlen. Eine Einrichtung kann außerdem ein eigenes Monatsbudget haben.
  • Karten für LAST STATEMENT (die letzte Abrechnung der Organisation mit Nutzungsmonat und Status), OUTSTANDING, ORGANISATION BALANCE (das gemeinsame Guthaben der Einrichtungen, für die die Organisation bezahlt) und NEEDS ATTENTION.

Organisationsabrechnung mit „Who pays by default“, darunter der Tab „Overview“ mit „This month so far“, „Organisation budget“, „Last statement“, „Outstanding“, „Organisation balance“ und „Needs attention“Organisationsabrechnung mit „Who pays by default“, darunter der Tab „Overview“ mit „This month so far“, „Organisation budget“, „Last statement“, „Outstanding“, „Organisation balance“ und „Needs attention“

Abbildung 2: Organisationsabrechnung: wer standardmäßig bezahlt, darunter der Tab „Overview“ mit dem bisherigen Monat, dem Organisationsbudget und der letzten Abrechnung

Die Tabelle „Einrichtungen“

Unter den Karten listet die Tabelle Einrichtungen alle Einrichtungen Ihrer Organisation auf, jeweils in einer Zeile.

Werkzeuge über der Tabelle:

  • Search: eine Einrichtung nach Namen suchen.
  • Group by: die Zeilen gruppieren, zum Beispiel nach Marke, mit einer Zwischensumme für jede Gruppe.
  • Columns (9): auswählen, welche Spalten angezeigt werden.
  • CSV exportieren: die sichtbaren Spalten als CSV-Datei herunterladen.
  • Download documents: Abrechnungen, Rechnungen und Quittungen für mehrere Monate und Einrichtungen auf einmal herunterladen. Siehe Dokumente herunterladen.
  • Filter: Brand, Country, Paid by, Billing method, Payment method, Status und Cost centre.
  • Add organisation PO number: die Bestellnummer Ihrer Organisation festlegen. Sie wird für jede Einrichtung gedruckt, die keine eigene Bestellnummer hat.

Spalten:

  • FACILITY, mit der Marke der Einrichtung unter ihrem Namen
  • PAID BY: Organisation oder Einrichtung (siehe Ausnahmen)
  • BILLING METHOD und PAYMENT METHOD: wie die Rechnung der Einrichtung beglichen wird, zum Beispiel „Prepaid · Card“ (siehe Abrechnungsmethoden)
  • THIS MONTH SO FAR und PROJECTED: Schätzwerte für den aktuellen Monat
  • LAST STATEMENT: der Gesamtbetrag der Einrichtung in ihrer letzten Abrechnung, mit Status
  • OUTSTANDING und STATUS

Eine Zeile für eine Einrichtung, für die die Organisation bezahlt, zeigt die Abrechnungsmethode der Organisation und keinen eigenen offenen Betrag: Was geschuldet wird, steht in der Abrechnung der Organisation. „Statements from the last 6 months. The current month appears once it is billed.“

Klicken Sie auf eine Zeile, um die Abrechnung dieser Einrichtung zu öffnen. Siehe Abrechnung einer einzelnen Einrichtung.

Die Tabelle „Einrichtungen“ mit „Search“, „Group by“, „Columns“, „Export CSV“, „Download documents“ und Filtern, mit sieben Einrichtungen, für die die Organisation bezahltDie Tabelle „Einrichtungen“ mit „Search“, „Group by“, „Columns“, „Export CSV“, „Download documents“ und Filtern, mit sieben Einrichtungen, für die die Organisation bezahlt

Abbildung 3: Die Tabelle „Einrichtungen“: wer bezahlt, Abrechnungs- und Zahlungsmethode, bisheriger Monat und letzte Abrechnung für jede Einrichtung

Aktionen für Einrichtungen

Öffnen Sie das Menü einer Einrichtung am Ende ihrer Zeile für:

  • Open billing: die Abrechnung der Einrichtung öffnen.
  • Change who pays…: die Einrichtung zu einer Ausnahme machen oder Follow the organisation’s setting wählen, um ihre Ausnahme zu entfernen. Siehe Ausnahmen.
  • Cost centre and PO number…: die Kostenstelle der Einrichtung und ihre eigene Bestellnummer festlegen. Eine Einrichtung ohne eigene Bestellnummer verwendet die der Organisation.

Um dies für mehrere Einrichtungen gleichzeitig zu tun, wählen Sie zuerst deren Zeilen aus. Kostenstellen funktionieren auch als Filter, sodass ein Unternehmen die Kosten aller Büros einer Abteilung sehen kann oder eine Einzelhandelsgruppe alle Geschäfte einer Region.

Dokumente herunterladen

Download documents lädt Abrechnungsdokumente für viele Monate und Einrichtungen auf einmal herunter. Wählen Sie:

  • Months: bis zu 24.
  • Contents: Abrechnungen, Rechnungen, Quittungen und Daten-CSVs.
  • Einrichtungen: alle, die in der Tabelle angezeigten oder die von Ihnen ausgewählten.

Kleine Downloads starten sofort. Größere werden im Hintergrund vorbereitet, und Sie werden per E-Mail benachrichtigt, sobald sie bereit sind.

Abrechnung einer einzelnen Einrichtung

Klicken Sie auf die Zeile einer Einrichtung oder auf Open billing in ihrem Menü, um die Abrechnung dieser Einrichtung in Organisation Settings anzuzeigen. Klicken Sie auf ← All facilities, um zur Tabelle zurückzukehren.

Bei einer Einrichtung, für die die Organisation bezahlt, lautet ein Banner Billed to your organisation: „ACME Inc pays for this facility. Statements, payment methods and balance are managed at organisation level.“ (mit dem Namen Ihrer Organisation). Klicken Sie auf View statements, um die Abrechnungen der Organisation zu öffnen.

Die Abrechnung der Einrichtung hat vier Tabs, die wie die gleichnamigen Tabs in Billing & Cost Management funktionieren:

Es gibt keinen Tab Zahlungseinstellungen: Die Zahlungsmethoden und das Guthaben der Organisation befinden sich in den Zahlungseinstellungen der Organisation.

Wenn die Organisation für eine Einrichtung bezahlt, erscheint Billing & Cost Management an dieser Einrichtung nicht im Einstellungsmenü. Links und Lesezeichen zu den Abrechnungsseiten der Einrichtung öffnen stattdessen deren Seite hier.

Eine einzelne Einrichtung, Lower Manhattan, geöffnet in der Organisationsabrechnung, mit „All facilities“, dem Banner „Billed to your organisation“, „View statements“ und den Tabs „Overview“, „Cost Breakdown“, „Invoices & Receipts“ und „Pricing“Eine einzelne Einrichtung, Lower Manhattan, geöffnet in der Organisationsabrechnung, mit „All facilities“, dem Banner „Billed to your organisation“, „View statements“ und den Tabs „Overview“, „Cost Breakdown“, „Invoices & Receipts“ und „Pricing“

Abbildung 4: Eine einzelne Einrichtung in der Organisationsabrechnung mit dem Banner „Billed to your organisation“

Die Tarife der Einrichtung

Der Tab Pricing einer Einrichtung zeigt die Tarife, die für diese Einrichtung gelten, und ihr Tab Kostenaufschlüsselung verwendet für jede Position dieselben Tarife. Das Abzeichen Standard rates auf dem Tab „Pricing“ bedeutet, dass für die Einrichtung die Listenpreise von Performance Hub gelten. Wie Sie den Tab lesen, erfahren Sie unter Pricing.

Öffentliche Tarife: Die Standardtarife von Performance Hub für Geräte und Plattformdienste finden Sie unter Plattformpreise.

Marken in der Abrechnung

Marken haben keine eigene Abrechnung: Die Abrechnung gruppiert und filtert Einrichtungen lediglich nach Marke, mit dem Filter Brand und Group by in der Tabelle „Einrichtungen“ sowie Brands in Insights. Siehe Brands & Customisation.