Facturering en kostenbeheer

Op deze pagina

Billing & Cost Management is de facturering voor de geselecteerde faciliteit: wat die tot nu toe deze maand heeft gekost, het maandbudget, de facturen en betalingsbewijzen, de geldende tarieven en hoe er wordt betaald. Hier beheert een winkel in franchise, een café, een kliniek met een eigen factuur of een afzonderlijke sportschool de facturering wanneer die zelf betaalt.

Snelle referentie

Waar je het vindt: Settings (tandwielpictogram) → Billing & Cost Management

Wie toegang heeft: Mensen met de module Billing & Cost Management bij de faciliteit. Zie Wie het kan zien.

Doel: De kosten van de faciliteit volgen, de facturen en betalingsbewijzen downloaden en de betaalmethode en het saldo op orde houden

Afbeelding 1: Billing & Cost Management in het menu Settings

Welk factureringsonderdeel gebruik ik?

De rekening van een faciliteit wordt betaald door de faciliteit zelf of door je organisatie, en dat bepaalt waar de facturering ervan staat.

Wie betaalt voor de faciliteit	Waar de facturering staat	Betalingsinstellingen	Als een betaling uitblijft
De faciliteit	Settings → Billing & Cost Management, bij de faciliteit	Het eigen tabblad Betalingsinstellingen van de faciliteit	Mensen die de facturering beheren, worden naar Betalingsinstellingen gestuurd
De organisatie	Organisation Settings → Billing, voor organisatiebeheerders. Links naar de factureringspagina's van de faciliteit openen daar de pagina van de faciliteit.	Geen tabblad Betalingsinstellingen voor de faciliteit. Een banner Billed to your organisation legt uit dat de organisatie betaalt.	Mensen die de facturering beheren, worden naar de Betalingsinstellingen van de organisatie in Organisation Settings → Billing gestuurd, en het vergrendelde menu toont Organisation Billing.

Billing & Cost Management verschijnt alleen in het menu Settings zolang de geselecteerde faciliteit zelf betaalt; wanneer je organisatie betaalt, is het voor iedereen bij die faciliteit verborgen in het menu. (Zolang een faciliteit is geblokkeerd vanwege een onbetaalde rekening van de organisatie, toont het menu in plaats daarvan Organisation Billing.) Zie voor de kant van de organisatie Overzicht en faciliteiten.

Afbeelding 2: Het menu Settings bij een faciliteit waarvoor je organisatie betaalt, zonder Billing & Cost Management

Wie betaalt en hoe de rekening wordt voldaan

Twee afzonderlijke zaken bepalen hoe een faciliteit wordt gefactureerd.

Wie betaalt stelt je organisatie in via Organisation Settings > Billing:

De organisatie betaalt voor alle faciliteiten (de standaardinstelling van Performance Hub): één maandoverzicht en één betaling voor alle faciliteiten, met een gedeeld saldo. Organisatiebeheerders beheren dit in Organisation Settings.
Elke faciliteit betaalt zelf: elke faciliteit krijgt een eigen overzicht en betaalt met een eigen betaalmethode en saldo. Dit wordt hier beheerd, in Billing & Cost Management.
Uitzonderingen: een afzonderlijke faciliteit kan anders worden ingesteld dan de standaard van de organisatie, bijvoorbeeld één kliniek in een medische groep die zelf betaalt.

Elke wijziging in wie betaalt, gaat in op de 1e van de volgende maand, zodat een maand nooit over twee betalers wordt verdeeld. Tot die tijd blijft de huidige betaler betalen.

Hoe de rekening wordt voldaan stelt Performance Hub in op je account:

Prepaid saldo: het gebruik wordt afgeschreven van een saldo dat je per kaart aanvult, handmatig of met automatisch aanvullen.
Maandfactuur (sommige accounts): je ontvangt na afloop van de maand een factuur en betaalt per kaart of via bankoverschrijving.

Je betalingswijze maakt deel uit van je overeenkomst met Performance Hub. Neem contact op met Support om deze te wijzigen (Settings → Ondersteuningsverzoek indienen).

Wanneer je organisatie voor de faciliteit betaalt

Als je organisatie voor de geselecteerde faciliteit betaalt, staat Billing & Cost Management voor niemand bij die faciliteit in het menu Settings. De facturering staat dan in de facturering van je organisatie, en een link of bladwijzer naar een van de factureringspagina's van de faciliteit opent de pagina van de faciliteit in Organisation Settings → Billing. Een link naar Betalingsinstellingen opent de Betalingsinstellingen van de organisatie.

Je bent	Wie betaalt voor de geselecteerde faciliteit	Wat je ziet
Iemand met de module Billing & Cost Management	De faciliteit betaalt zelf	Billing & Cost Management, met alle vijf tabbladen
Een organisatiebeheerder	De organisatie	De facturering van de faciliteit in Organisation Settings → Billing, met de banner Billed to your organisation en de tabbladen Overview, Kostenspecificatie, Invoices & Receipts en Pricing. Er is geen tabblad Betalingsinstellingen: betaalmethoden en het saldo worden voor de organisatie beheerd. Zie De facturering van één faciliteit.
Geen organisatiebeheerder	De organisatie	Geen facturering voor deze faciliteit: "Only organisation admins can see Billing; facility staff can’t."

Wanneer een wijziging in wie betaalt is gepland, verandert wat je ziet op de 1e van de volgende maand, wanneer de nieuwe betaler het overneemt.

Wie het kan zien

Bij een faciliteit die zelf betaalt:

Organisatiebeheerders hebben altijd Billing & Cost Management.
De ingebouwde Business-rollen Site Owner en Finance bevatten het.
In organisaties met Technology Stack kun je Billing & Cost Management toevoegen aan elke aangepaste rol in Roles.

De tabbladen

Tabblad	Waarvoor het dient
Overview	Het kostenoverzicht, het maandbudget, het saldo en het gebruik van deze maand. Zie Tabblad Overview en budgetten.
Kostenspecificatie	Het gebruik van een maand per dienst. Zie Kostenspecificatie en Pricing.
Invoices & Receipts	Elke factuur en elk betalingsbewijs van de faciliteit. Zie Invoices & Receipts.
Pricing	De tarieven die voor je account gelden. Zie Kostenspecificatie en Pricing.
Betalingsinstellingen	Betaalmethoden, het saldo en aanvullingen, en het factureringsprofiel. Zie Betalingsinstellingen.

Dagen en maanden in Billing & Cost Management volgen UTC, dus het gebruik van een dag loopt van middernacht tot middernacht UTC, en een maand van de 1e tot de laatste dag in UTC.

Wie betaalt: stel in wie standaard betaalt en uitzonderingen voor afzonderlijke faciliteiten
Organisation Settings: de instellingen die voor je hele organisatie gelden
Roles: geef een aangepaste rol Billing & Cost Management
Platformprijzen: de standaardtarieven van Performance Hub
Veelgestelde vragen