Wie betaalt

Billing bepaalt wie voor je faciliteiten betaalt: de organisatie, met één overzicht voor elke faciliteit, of elke faciliteit, met een eigen overzicht. Het past bij organisaties van elke vorm, van een franchisegroep waarvan de winkels hun eigen kosten dragen tot een bedrijf dat centraal betaalt voor zijn kantoren.

Snelle referentie

Waar vind je het: Instellingen (tandwielpictogram) → Organisation Settings → Organisatie → Billing

Wie heeft toegang: Organisatiebeheerders. Billing wordt alleen getoond voor organisaties met Technology Stack.

Doel: Bepalen wie standaard voor je faciliteiten betaalt en welke faciliteiten uitzonderingen zijn

Billing heeft ook tabbladen voor de kosten van je organisatie: Overview en de tabel met faciliteiten (Overzicht en faciliteiten), Insights en Statements (Inzichten en overzichten), en Betalingsinstellingen (Betalingsinstellingen). Statements en Betalingsinstellingen worden alleen getoond zolang de standaardinstelling van de organisatie Organisation pays for all facilities is, nu of vanaf de 1e van de volgende maand. Is de standaardinstelling Each facility pays for itself, dan heeft Billing alleen Overview en Insights, ook als de organisatie bij wijze van uitzondering voor sommige faciliteiten betaalt.

Hoe een faciliteit wordt gefactureerd

Twee afzonderlijke zaken bepalen hoe een faciliteit wordt gefactureerd:

• Wie betaalt: de organisatie of de faciliteit zelf. Je organisatie kiest dit hier, met een standaardinstelling voor elke faciliteit en uitzonderingen voor afzonderlijke faciliteiten.
• Hoe de rekening wordt vereffend: vanuit een vooruitbetaald saldo of via een maandelijkse factuur. Performance Hub stelt dit in op je account. Zie Vereffeningsmethoden.

De organisatie ziet nog steeds elke faciliteit op Overview en Insights, ongeacht wie ervoor betaalt. Een medische groep kan bijvoorbeeld centraal betalen voor haar klinieken, terwijl één kliniek die door een partnerpraktijk wordt gerund voor zichzelf betaalt, en ze toch allemaal op één plek zien.

Wie standaard betaalt

Who pays by default toont de huidige instelling, bijvoorbeeld "Organisation pays for all facilities (Performance Hub default)", en "Every facility follows this setting." Klik op How who pays works voor een samenvatting, of op Change om de instelling te wijzigen.

Afbeelding 1: Who pays by default, met How who pays works en Change

Hoe Wie betaalt werkt

1. "The organisation sets a default": elke faciliteit volgt deze, tenzij het een uitzondering is.
2. "Facilities can be exceptions": open in de tabel met faciliteiten het menu van een faciliteit en kies Change who pays.
3. "Changes start on the 1st": "Every change takes effect from the 1st of next month, so a month is never split between two payers."
4. "Whoever pays manages billing": organisatiebeheerders beheren de facturering voor de faciliteiten waarvoor de organisatie betaalt, en personen met toegang tot Billing bij een faciliteit beheren deze voor een faciliteit die voor zichzelf betaalt.

Goed om te weten:

• "An unpaid organisation bill locks out every facility the organisation pays for. A facility that pays for itself is only locked out by its own unpaid bills."
• Overzichten van de organisatie gaan naar de factuurcontactpersonen in Organisatiegegevens.

Afbeelding 2: Hoe Wie betaalt werkt

Wijzigen wie standaard betaalt

1. Klik onder Who pays by default op Change.
2. Kies een optie:
   • Organisation pays for all facilities: "One monthly statement and one payment for every facility, with a shared balance." "Only organisation admins can see Billing; facility staff can’t." "If the organisation’s bill is unpaid, every facility is locked out until an organisation admin settles it."
   • Each facility pays for itself: "Each facility gets its own statement and pays with its own payment method." "People with Billing access at a facility manage its billing there." "An unpaid bill only locks out the facility that owes it."
3. Klik op Save, of op Cancel om de huidige instelling te behouden.

"Is van toepassing op elke faciliteit zonder uitzondering. Wijzigingen gaan altijd in op de 1e van de volgende maand, nooit midden in een maand."

Afbeelding 3: Wijzigen wie standaard betaalt. Wijzigingen gaan in op de 1e van de volgende maand.

Uitzonderingen

Een uitzondering is een afzonderlijke faciliteit die anders is ingesteld dan de standaard. Een retailgroep die centraal betaalt voor haar winkels kan één franchisewinkel voor zichzelf laten betalen, of een bedrijf dat elk kantoor zijn eigen kosten laat dragen, kan centraal betalen voor zijn hoofdkantoor.

1. Zoek op het tabblad Overview de faciliteit op in de tabel Faciliteiten.
2. Open het menu van de faciliteit aan het einde van de rij en kies Change who pays….
3. Kies in Who pays for faciliteit een optie:
   • Follow the organisation’s setting: "The organisation pays, and this follows any future change to the organisation’s setting."
   • The organisation pays for this facility: "Always billed to the organisation, whatever the organisation’s setting."
   • This facility pays for itself: "Always billed to the facility, whatever the organisation’s setting."
4. Controleer de samenvatting onder "From 1 November 2026:" (de 1e van de volgende maand) en klik op Save, of op Cancel om het te laten zoals het is.

Heeft degene die gaat betalen nog geen betaalmethode, dan meldt het dialoogvenster dat, bijvoorbeeld "This facility has no payment method yet. Add one before 1 November 2026 so its first bill can be paid."

Afbeelding 4: Kiezen wie voor één faciliteit betaalt. De samenvatting toont wat er vanaf de 1e van de volgende maand verandert.

Wil je meerdere faciliteiten dezelfde instelling geven, selecteer dan eerst hun rijen. Net als elke wijziging van wie betaalt, gaat een uitzondering in op de 1e van de volgende maand.

Afbeelding 5: Het menu van een faciliteit: Open billing, Change who pays… en Cost centre and PO number…

Een faciliteit die voor zichzelf betaalt, toont Faciliteit in PAID BY, met een chip Exception, en de kaart Who pays by default telt deze faciliteiten, bijvoorbeeld "2 facilities are exceptions". Klik op die regel om de tabel Faciliteiten te openen, gefilterd op die faciliteiten. De eigen betaalmethode van de faciliteit staat in PAYMENT METHOD en het eigen openstaande bedrag in OUTSTANDING.

Wil je een uitzondering verwijderen, open dan het menu van de faciliteit, kies Change who pays… en kies Follow the organisation’s setting. De faciliteit volgt dan vanaf de 1e van de volgende maand weer de standaard.

Afbeelding 6: Twee faciliteiten die voor zichzelf betalen, weergegeven als uitzonderingen

Geplande wijzigingen

Een wijziging van wie betaalt gaat nooit direct in. Tot de 1e van de volgende maand blijft de huidige betaler betalen en de facturering beheren.

Zolang een wijziging in afwachting is, toont de kaart Who pays by default:

• Een chip met de ingangsdatum, bijvoorbeeld "Facilities pay from 1 November 2026".
• Cancel change, om de wijziging te annuleren voordat deze ingaat.
• Een regel met het aantal faciliteiten dat verandert, bijvoorbeeld "7 facilities change who pays next month". Dit is een link die de tabel Faciliteiten opent, gefilterd op die faciliteiten.

Een wijziging voor afzonderlijke faciliteiten wordt op de kaart alleen als regel getoond, bijvoorbeeld "1 facility changes who pays next month", zonder datumchip en zonder Cancel change. In de tabel Faciliteiten toont de faciliteit een chip Changes 1 Nov onder PAID BY, die de huidige betaler blijft tonen tot de wijziging ingaat. Wil je de wijziging annuleren, open dan het menu van de faciliteit, kies Change who pays…, kies de huidige instelling van de faciliteit (bijvoorbeeld Follow the organisation’s setting) en klik op Save.

Wanneer je wijzigt wie standaard betaalt, meldt het dialoogvenster wanneer de wijziging ingaat: "This starts on" de 1e van de volgende maand. Is er al een wijziging gepland en kies je opnieuw de huidige instelling, dan meldt het dialoogvenster in plaats daarvan "Saving cancels the change scheduled for" die datum. Opslaan annuleert dan de geplande wijziging en behoudt de huidige instelling.

Afbeelding 7: Een geplande wijziging van wie betaalt, die ingaat op de 1e van de volgende maand, met Cancel change

Afbeelding 8: Bij één faciliteit verandert volgende maand wie betaalt

Afbeelding 9: Een faciliteit met een wijziging van wie betaalt die wacht op de 1e van de volgende maand

Vereffeningsmethoden

Wie er ook betaalt, de rekening wordt op een van twee manieren vereffend:

• Vooruitbetaald saldo: het gebruik wordt afgeschreven van een saldo dat je per kaart aanvult, handmatig of met automatisch opwaarderen.
• Maandelijkse factuur (sommige accounts): je ontvangt na afloop van de maand een factuur en betaalt per kaart of via bankoverschrijving.

De tabel Faciliteiten toont de vereffening van elke faciliteit in BILLING METHOD en PAYMENT METHOD, bijvoorbeeld "Prepaid · Card".

Je vereffeningsmethode is onderdeel van je overeenkomst met Performance Hub. Neem contact op met Support om deze te wijzigen (Instellingen → Ondersteuningsverzoek indienen).

Gerelateerde pagina's

• Overzicht en faciliteiten: de kosten van je organisatie deze maand en elke faciliteit in één tabel
• Inzichten en overzichten: gebruik in de loop van de tijd, en de maandelijkse overzichten van je organisatie
• Betalingsinstellingen: de betaalmethoden, het gedeelde saldo en het factuurprofiel van de organisatie
• Billing & Cost Management: facturering voor een faciliteit die voor zichzelf betaalt
• Organisatiegegevens: factuurcontactpersonen en je factuuradres
• Organisation Settings: de melding over de betaalmethode