Performance Hub-logoPerformance Hub
Sitesectie: Documentatie

Overzicht en faciliteiten

Op deze pagina

Het tabblad Overview van Organisation Settings > Billing brengt de kosten van elke faciliteit samen: deze maand tot nu toe, je organisatiebudget, het laatste overzicht en een tabel met elke faciliteit. Een horecagroep kan haar cafés en hotels naast elkaar vergelijken, en een hogeschool kan elke campus zien, ongeacht wie ervoor betaalt.

Snelle referentie

Waar vind je het: Instellingen (tandwielpictogram) → Organisation Settings → Organisatie → Billing → Overview

Wie heeft toegang: Organisatiebeheerders, in organisaties met Technology Stack

Doel: De kosten van je organisatie volgen, faciliteiten vergelijken en per faciliteit beheren wie betaalt en wat het inkoopordernummer is

Welk factureringsgedeelte gebruik ik?

De rekening van een faciliteit wordt betaald door de faciliteit zelf of door je organisatie, en dat bepaalt waar de facturering ervan staat.

Wie betaalt voor de faciliteitWaar de facturering staatBetalingsinstellingenAls een betaling uitblijft
De faciliteitInstellingen → Billing & Cost Management, bij de faciliteitHet eigen tabblad Betalingsinstellingen van de faciliteitPersonen die de facturering beheren, worden naar Betalingsinstellingen geleid
De organisatieOrganisation Settings → Billing, voor organisatiebeheerders. Links naar de factureringspagina's van de faciliteit openen daar de pagina van de faciliteit.Geen tabblad Betalingsinstellingen voor de faciliteit. Een banner Billed to your organisation legt uit dat de organisatie betaalt.Personen die de facturering beheren, worden naar de Betalingsinstellingen van de organisatie geleid in Organisation Settings → Billing, en het geblokkeerde menu toont Organisation Billing.

Billing & Cost Management staat alleen in het menu Instellingen zolang de geselecteerde faciliteit voor zichzelf betaalt; als je organisatie betaalt, is het voor iedereen bij die faciliteit verborgen in het menu. (Zolang een faciliteit is geblokkeerd vanwege een onbetaalde rekening van de organisatie, toont het menu in plaats daarvan Organisation Billing.) Voor de kant van de faciliteit zie je Billing & Cost Management.

Melding over ontbrekende betaalmethode

Als je organisatie voor haar faciliteiten betaalt maar geen betaalmethode heeft, meldt een bericht "Your organisation pays for its facilities but has no payment method. Add one so its statement can be paid and facilities aren’t locked out." Gaat de organisatie vanaf volgende maand betalen, dan meldt het bericht "Your organisation starts paying on" met de ingangsdatum, "but has no payment method yet. Add one before then."

De melding wordt op elke pagina onder Organisatie getoond totdat er een betaalmethode is toegevoegd. Klik op Add payment method om er een toe te voegen, of zie Betalingsinstellingen.

De melding Your organisation pays for its facilities but has no payment method, met de knop Add payment methodDe melding Your organisation pays for its facilities but has no payment method, met de knop Add payment method

Afbeelding 1: De melding die wordt getoond als de organisatie betaalt maar geen betaalmethode heeft

Het tabblad Overview

Het tabblad opent met "Consolidated view of all 7 facilities" (het getal is het aantal faciliteiten van je organisatie).

  • This month so far: MONTH TO DATE, PROJECTED MONTH END en SAME POINT LAST MONTH, voor alle faciliteiten samen. Dit zijn schattingen die tijdens de maand worden bijgewerkt; de definitieve bedragen staan op het maandoverzicht.
  • Organisation budget: "All facilities, whoever pays. Set a budget to get alerts before you overspend." Klik op Set a budget om een budget in te stellen. Het geldt voor elke faciliteit, ook de faciliteiten die voor zichzelf betalen. Een faciliteit kan ook een eigen maandbudget hebben.
  • Kaarten voor LAST STATEMENT (het laatste overzicht van de organisatie, met de gebruiksmaand en de status), OUTSTANDING, ORGANISATION BALANCE (het saldo dat wordt gedeeld door de faciliteiten waarvoor de organisatie betaalt) en NEEDS ATTENTION.

Facturering van de organisatie met Who pays by default, gevolgd door het tabblad Overview met This month so far, het Organisation budget, Last statement, Outstanding, Organisation balance en Needs attentionFacturering van de organisatie met Who pays by default, gevolgd door het tabblad Overview met This month so far, het Organisation budget, Last statement, Outstanding, Organisation balance en Needs attention

Afbeelding 2: Facturering van de organisatie: wie standaard betaalt, gevolgd door het tabblad Overview met deze maand tot nu toe, het organisatiebudget en het laatste overzicht

De tabel Faciliteiten

Onder de kaarten toont de tabel Faciliteiten elke faciliteit in je organisatie, met één rij per faciliteit.

Hulpmiddelen boven de tabel:

  • Search: een faciliteit op naam zoeken.
  • Group by: de rijen groeperen, bijvoorbeeld op merk, met een subtotaal per groep.
  • Columns (9): kiezen welke kolommen worden getoond.
  • CSV exporteren: de zichtbare kolommen downloaden als CSV-bestand.
  • Download documents: overzichten, facturen en ontvangstbewijzen voor meerdere maanden en faciliteiten tegelijk downloaden. Zie Documenten downloaden.
  • Filters: Brand, Country, Paid by, Billing method, Payment method, Status en Cost centre.
  • Add organisation PO number: het inkoopordernummer van je organisatie instellen. Het wordt afgedrukt voor elke faciliteit die geen eigen inkoopordernummer heeft.

Kolommen:

  • FACILITY, met het merk van de faciliteit onder de naam
  • PAID BY: Organisatie of Faciliteit (zie Uitzonderingen)
  • BILLING METHOD en PAYMENT METHOD: hoe de rekening van de faciliteit wordt vereffend, bijvoorbeeld "Prepaid · Card" (zie Vereffeningsmethoden)
  • THIS MONTH SO FAR en PROJECTED: schattingen voor de huidige maand
  • LAST STATEMENT: het totaal van de faciliteit op haar laatste overzicht, met de status
  • OUTSTANDING en STATUS

Een rij voor een faciliteit waarvoor de organisatie betaalt, toont de factureringsmethode van de organisatie en geen eigen openstaand bedrag: wat verschuldigd is, staat op het overzicht van de organisatie. "Statements from the last 6 months. The current month appears once it is billed."

Klik op een rij om de facturering van die faciliteit te openen. Zie Facturering van één faciliteit.

De tabel Facilities met Search, Group by, Columns, Export CSV, Download documents en filters, met zeven faciliteiten waarvoor de organisatie betaaltDe tabel Facilities met Search, Group by, Columns, Export CSV, Download documents en filters, met zeven faciliteiten waarvoor de organisatie betaalt

Afbeelding 3: De tabel Faciliteiten: wie betaalt, de factureringsmethode en betaalmethode, deze maand tot nu toe en het laatste overzicht voor elke faciliteit

Acties voor faciliteiten

Open het menu van een faciliteit aan het einde van de rij voor:

  • Open billing: de facturering van de faciliteit openen.
  • Change who pays…: de faciliteit een uitzondering maken, of Follow the organisation’s setting kiezen om de uitzondering te verwijderen. Zie Uitzonderingen.
  • Cost centre and PO number…: de kostenplaats en het eigen inkoopordernummer van de faciliteit instellen. Een faciliteit zonder eigen inkoopordernummer gebruikt dat van de organisatie.

Wil je hetzelfde doen voor meerdere faciliteiten, selecteer dan eerst hun rijen. Kostenplaatsen werken ook als filter, zodat een bedrijf de kosten van elk kantoor binnen één afdeling kan zien, of een retailgroep elke winkel in één regio.

Documenten downloaden

Download documents downloadt factureringsdocumenten voor veel maanden en faciliteiten tegelijk. Kies:

  • Months: maximaal 24.
  • Contents: overzichten, facturen, ontvangstbewijzen en CSV-bestanden met gegevens.
  • Faciliteiten: alle faciliteiten, de faciliteiten die in de tabel worden getoond, of de faciliteiten die je hebt geselecteerd.

Kleine downloads starten direct. Grotere downloads worden op de achtergrond voorbereid en je ontvangt een e-mail zodra ze klaar zijn.

Facturering van één faciliteit

Klik op de rij van een faciliteit, of op Open billing in het menu ervan, om de facturering van die faciliteit binnen Organisation Settings te bekijken. Klik op ← All facilities om terug te gaan naar de tabel.

Voor een faciliteit waarvoor de organisatie betaalt, staat er een banner Billed to your organisation: "ACME Inc pays for this facility. Statements, payment methods and balance are managed at organisation level." (met de naam van je organisatie). Klik op View statements om de overzichten van de organisatie te openen.

De facturering van de faciliteit heeft vier tabbladen, die werken als dezelfde tabbladen in Billing & Cost Management:

Er is geen tabblad Betalingsinstellingen: de betaalmethoden en het saldo van de organisatie staan in de Betalingsinstellingen van de organisatie.

Als de organisatie voor een faciliteit betaalt, staat Billing & Cost Management niet in het menu Instellingen bij die faciliteit. Links en bladwijzers naar de factureringspagina's van de faciliteit openen in plaats daarvan de pagina hier.

Eén faciliteit, Lower Manhattan, geopend in de facturering van de organisatie, met All facilities, de banner Billed to your organisation, View statements en de tabbladen Overview, Cost Breakdown, Invoices & Receipts en PricingEén faciliteit, Lower Manhattan, geopend in de facturering van de organisatie, met All facilities, de banner Billed to your organisation, View statements en de tabbladen Overview, Cost Breakdown, Invoices & Receipts en Pricing

Afbeelding 4: Eén faciliteit in de facturering van de organisatie, met de banner Billed to your organisation

De tarieven van de faciliteit

Het tabblad Pricing van een faciliteit toont de tarieven die voor die faciliteit gelden, en het tabblad Kostenspecificatie gebruikt dezelfde tarieven voor elke regel. De badge Standard rates op het tabblad Pricing betekent dat de faciliteit de catalogusprijzen van Performance Hub heeft. Zie Pricing voor hoe je het tabblad leest.

Openbare tarieven: De standaardtarieven van Performance Hub voor apparaten en platformdiensten staan op Platformprijzen.

Merken in de facturering

Merken hebben geen eigen facturering: de facturering groepeert en filtert faciliteiten alleen op merk, met het filter Brand en Group by in de tabel Faciliteiten, en Brands in Insights. Zie Brands & Customisation.