Undangan Aplikasi
Di halaman ini
Undangan adalah email yang memberi tahu seseorang bahwa mereka telah diberi akses pintu dan menautkan mereka ke unduhan aplikasi seluler (App Store dan Google Play). Halaman ini membahas tiga cara undangan dikirim — per pengguna, secara massal, dan secara otomatis saat sinkronisasi — serta status undangan dan kendala yang umum.
Apa itu undangan (dan apa yang bukan)
- Undangan hanya berupa email. Pengguna yang hanya memiliki nomor telepon tidak memiliki saluran undangan — mereka tetap dapat masuk ke aplikasi secara langsung (nomor telepon mereka dapat digunakan untuk login dengan kode sekali pakai), tetapi mereka tidak akan menerima email.
- Email berisi nama fasilitas, alamat yang harus digunakan pengguna untuk masuk, dan tautan unduhan App Store / Google Play. Lihat Yang diterima orang tersebut.
- Undangan tidak memberikan akses. Akses berasal dari Access Policies atau pemberian akses per pengguna. Mengirim undangan kepada seseorang tanpa akses hanya membuat mereka memiliki aplikasi yang tidak dapat digunakan untuk membuka kunci.
Yang diterima orang tersebut
Orang tersebut menerima email dengan subjek "Your Door & Gate Access invitation". Email tersebut menyatakan bahwa fasilitas Anda menggunakan aplikasi Door & Gate Access, dengan tombol Download on the App Store dan Get it on Google Play. Di bawah Details, email menampilkan Fasilitas dan alamat email untuk Sign in with. Sebuah tips mengingatkan mereka untuk masuk dengan alamat tersebut "so your access is recognised straight away". Pertanyaan diajukan ke lokasi atau administrator situs Anda, bukan ke Performance Hub.
Gambar 1: Contoh email undangan aplikasi. Nama dan alamat hanyalah contoh.
Status undangan
Status undangan setiap pengguna ditampilkan di panel detailnya dan tersedia sebagai filter Invitation di Users:
| Status | Arti |
|---|---|
| Not invited | Belum ada email undangan yang dikirim |
| Invited | Undangan telah dikirim (stempel waktu ditampilkan). Lencana Invited di daftar muncul hingga pengguna pertama kali menggunakan aplikasi |
| Send failed | Upaya pengiriman terakhir gagal — gunakan Resend invitation email untuk mencoba lagi |
Setelah pengguna benar-benar masuk (App adoption: Active), lencana Invited menghilang — undangan telah menjalankan tugasnya.
Mengirim undangan ke satu pengguna
- Buka Users dan klik pengguna tersebut.
- Gulir ke bagian Invitation.
- Klik Send invitation email (atau Resend invitation email jika sebelumnya sudah pernah dikirim).
Anda akan melihat Invitation email sent jika berhasil. Jika pengguna tidak memiliki alamat email, tambahkan terlebih dahulu — bagian tersebut menjelaskan persyaratan email.
Anda juga dapat mengundang saat membuat pengguna: dialog Add user dan wizard impor CSV sama-sama memiliki kotak centang Send email invitation (aktif secara default, dan hanya berlaku untuk pengguna yang memiliki email).
Undangan massal
Gunakan dialog massal untuk mengundang banyak pengguna sekaligus: Settings → Sync settings → App invitations → Send invitations… Dialog Send app invitations menampilkan daftar penerima untuk ditinjau sebelum apa pun dikirim.
Secara default, pengiriman massal menargetkan pengguna yang:
- memiliki alamat email,
- saat ini memiliki akses (cocok dengan suatu kebijakan atau memiliki pemberian akses),
- belum pernah diundang, dan
- belum pernah menggunakan aplikasi.
Dua kotak centang (keduanya nonaktif secara default) memperluas penerima:
| Opsi | Efek |
|---|---|
| Also re-send to users who were already invited | Menyertakan pengguna yang sebelumnya sudah diundang tetapi masih belum menggunakan aplikasi |
| Also include users who don't currently have access | Menyertakan pengguna yang saat ini tidak cocok dengan kebijakan atau pemberian akses apa pun |
Dialog menampilkan pratinjau jumlah pasti pengguna yang akan menerima email (dengan contoh daftar penerima dan catatan bahwa pengguna yang hanya memiliki nomor telepon tidak disertakan), lalu mengirim secara bertahap dengan kemajuan langsung — "Please keep this window open until sending completes." Ringkasan akhir menampilkan jumlah sent, failed, dan skipped (no longer eligible). Hingga 50 undangan dikirim per permintaan batch; dialog menangani pembagian batch secara otomatis.
Undangan otomatis saat sinkronisasi
Jika Anda menyinkronkan pengguna, Anda dapat mengatur agar undangan terkirim secara otomatis: Settings → Sync settings → App invitations → Auto-send app invitations ("Automatically email eligible synced users who have not received an invitation.").
Gambar 2: App invitations, dengan aturan penerima lanjutan
Saat aktif, setiap proses sinkronisasi mengirim email undangan kepada pengguna yang disinkronkan yang:
- memiliki alamat email,
- memenuhi syarat menurut Who should receive an invitation? (di bawah), dan
- belum pernah diundang sebelumnya. Undangan tidak pernah dikirim ulang secara otomatis.
Pengiriman otomatis yang gagal dicoba lagi pada proses sinkronisasi berikutnya. Lihat Sinkronisasi & Integrasi.
Siapa yang harus menerima undangan?
Pilih Only users with door access atau All eligible synced users.
Aturan penerima lanjutan
Advanced recipient rules ("Optionally limit invitations using synced member attributes.") mempersempit penerima lebih lanjut. Aktifkan Enable advanced recipient rules, lalu tambahkan satu atau beberapa aturan:
- Rule name dan sakelar aktif/nonaktif untuk setiap aturan.
- Match conditions — mencocokkan semua atau salah satu kondisi aturan.
- Conditions — sebuah isian (Membership Status, Person Type, Tag, Sync Source, atau Integration), operator (Is Any Of atau Is Not Any Of), dan nilai yang dicocokkan. Gunakan Add condition dan Add rule untuk menambahkan lebih banyak.
Halaman tersebut menjelaskan cara kerja aturan:
- "Pengguna harus memenuhi setidaknya satu aturan yang diaktifkan di bawah."
- "Aturan lanjutan memilih penerima terlepas dari akses pintu saat ini. Pengguna yang dinonaktifkan atau mengalami konflik tetap dikecualikan, dan undangan tidak pernah memberikan akses."
- "Perubahan diterapkan saat pengguna disinkronkan berikutnya; menyimpan tidak langsung mengirimkan batch."
Pada Gambar 2, aturan "Current members only" memiliki dua kondisi: Membership Status dengan Is Any Of active dan current, serta Person Type dengan Is Not Any Of prospect. Dengan cara serupa, sebuah perguruan tinggi dapat mengundang hanya mahasiswa yang terdaftar ke aplikasi untuk akses studio di luar jam operasional.
Pemecahan masalah undangan
| Gejala | Penyebab | Solusi |
|---|---|---|
| Tombol kirim nonaktif / "no email" | Pengguna tidak memiliki alamat email | Tambahkan email ke pengguna (atau minta mereka masuk langsung dengan nomor telepon) |
| Status menampilkan Send failed | Email tidak dapat dikirimkan oleh layanan surel | Periksa kesalahan ketik pada alamat, lalu Resend invitation email |
| Pengguna tidak disertakan dalam pengiriman massal | Mereka sudah diundang, sudah menggunakan aplikasi, tidak memiliki email, atau saat ini tidak memiliki akses | Gunakan kotak centang penyertaan di dialog, atau undang mereka satu per satu dari panelnya |
| Undangan otomatis tidak pernah terkirim | Auto-send app invitations nonaktif, atau sinkronisasi itu sendiri dinonaktifkan | Aktifkan keduanya di Settings → Sync settings |
| Pengguna yang disinkronkan tidak diundang secara otomatis | Mereka tidak cocok dengan Who should receive an invitation? atau aturan penerima lanjutan aktif mana pun | Tinjau aturan di Settings → Sync settings → App invitations; perubahan berlaku pada sinkronisasi berikutnya |
| Pengguna menerima email tetapi tidak dapat membuka kunci | Undangan tidak memberikan akses | Periksa Access Policies dan pemberian akses |
Halaman terkait
- Users
- Sinkronisasi & Integrasi
- Panduan aplikasi seluler — yang dilihat anggota setelah memasang aplikasi