Invitaciones a la aplicación

Las invitaciones son correos electrónicos que informan a una persona de que se le ha dado acceso a las puertas y la dirigen a las descargas de la aplicación móvil (App Store y Google Play). En esta página se explican las tres formas de enviar invitaciones (por usuario, de forma masiva y automáticamente al sincronizar), además de los estados de las invitaciones y los errores habituales.

Qué es una invitación (y qué no es)

• Una invitación es solo un correo electrónico. Los usuarios que solo tienen un número de teléfono no tienen ningún canal de invitación: pueden iniciar sesión directamente en la aplicación (su número de teléfono sirve para el inicio de sesión con código de un solo uso), pero no recibirán el correo electrónico.
• El correo electrónico contiene el nombre de la instalación, la dirección con la que el usuario debe iniciar sesión y los enlaces de descarga de App Store y Google Play. Consulta Qué recibe la persona.
• Una invitación no concede acceso. El acceso proviene de las Access Policies o de las concesiones por usuario. Si envías una invitación a alguien sin acceso, solo obtendrá una aplicación con la que no puede desbloquear nada.

Qué recibe la persona

La persona recibe un correo electrónico con el asunto "Your Door & Gate Access invitation". En él se indica que tu instalación usa la aplicación Door & Gate Access, con los botones Download on the App Store y Get it on Google Play. En Details se muestran la Instalación y la dirección de correo electrónico con la que debe iniciar sesión (Sign in with). Un consejo le recuerda que inicie sesión con esa dirección "so your access is recognised straight away". Las preguntas se dirigen a tu ubicación o al administrador del sitio, no a Performance Hub.

Figura 1: Un ejemplo de correo electrónico de invitación a la aplicación. Los nombres y las direcciones son ejemplos.

Estado de la invitación

El estado de la invitación de cada usuario se muestra en su panel de detalles y está disponible como filtro Invitation en Users:

Una vez que el usuario ha iniciado sesión (App adoption: Active), la insignia Invited desaparece: las invitaciones han cumplido su función.

Enviar una invitación a un usuario

1. Abre Users y haz clic en el usuario.
2. Desplázate hasta la sección Invitation.
3. Haz clic en Send invitation email (o en Resend invitation email si ya se envió una antes).

Si el envío se realiza correctamente, verás Invitation email sent. Si el usuario no tiene una dirección de correo electrónico, agrégala primero; la sección explica este requisito.

También puedes invitar al crear el usuario: tanto el cuadro de diálogo Add user como el asistente de importación de CSV tienen una casilla Send email invitation (activada de forma predeterminada; solo se aplica a los usuarios con correo electrónico).

Invitaciones masivas

Usa el cuadro de diálogo masivo para invitar a muchos usuarios a la vez: Settings → Sync settings → App invitations → Send invitations… El cuadro de diálogo Send app invitations muestra la lista de destinatarios para que la revises antes de enviar nada.

De forma predeterminada, el envío masivo se dirige a los usuarios que:

• tienen una dirección de correo electrónico,
• actualmente tienen acceso (coincidirían con una política o tienen una concesión),
• nunca han sido invitados y
• nunca han usado la aplicación.

Dos casillas (ambas desactivadas de forma predeterminada) amplían los destinatarios:

El cuadro de diálogo muestra una vista previa de cuántos usuarios exactamente recibirán un correo electrónico (con una lista de destinatarios de muestra y una nota que indica que se excluyen los usuarios que solo tienen teléfono) y, luego, envía los correos en lotes con el progreso en tiempo real: "Please keep this window open until sending completes." El resumen final muestra los recuentos de sent, failed y skipped (no longer eligible). Se envían hasta 50 invitaciones por solicitud de lote; el cuadro de diálogo gestiona los lotes automáticamente.

Invitaciones automáticas al sincronizar

Si sincronizas usuarios, puedes hacer que las invitaciones se envíen automáticamente: Settings → Sync settings → App invitations → Auto-send app invitations ("Automatically email eligible synced users who have not received an invitation.").

Figura 2: App invitations, con una regla avanzada de destinatarios

Cuando está activada, cada sincronización envía por correo electrónico una invitación a los usuarios sincronizados que:

• tienen una dirección de correo electrónico,
• cumplen los requisitos de Who should receive an invitation? (más abajo) y
• no han sido invitados antes. Las invitaciones nunca se vuelven a enviar automáticamente.

Un envío automático fallido se vuelve a intentar en la siguiente sincronización. Consulta Sincronización e integraciones.

¿Quién debe recibir una invitación?

Elige Only users with door access o All eligible synced users.

Reglas avanzadas de destinatarios

Las Advanced recipient rules ("Optionally limit invitations using synced member attributes.") restringen aún más los destinatarios. Activa Enable advanced recipient rules y, luego, agrega una o más reglas:

• Rule name y un interruptor de activación para cada regla.
• Match conditions: coincidir con todas o con cualquiera de las condiciones de la regla.
• Conditions: un campo (Membership Status, Person Type, Tag, Sync Source o Integration), un operador (Is Any Of o Is Not Any Of) y los valores que deben coincidir. Usa Add condition y Add rule para crear más.

La página explica cómo funcionan las reglas:

• "Un usuario debe coincidir con al menos una regla habilitada a continuación."
• "Las reglas avanzadas eligen destinatarios independientemente del acceso actual a las puertas. Los usuarios deshabilitados o con conflictos siguen siendo excluidos, y las invitaciones nunca otorgan acceso."
• "Los cambios se aplican cuando los usuarios se sincronicen la próxima vez; guardar no envía un lote de inmediato."

En la Figura 2, la regla "Current members only" tiene dos condiciones: Membership Status con Is Any Of active y current, y Person Type con Is Not Any Of prospect. Del mismo modo, una institución educativa puede invitar a la aplicación solo a los estudiantes matriculados para el acceso a los talleres fuera del horario habitual.

Solución de problemas de las invitaciones

Páginas relacionadas

• Users
• Sincronización e integraciones
• Guía de la aplicación móvil: lo que ve el miembro después de instalarla