Lời mời sử dụng ứng dụng
Trên trang này
Lời mời là các email thông báo cho một người rằng họ đã được cấp quyền truy cập cửa và dẫn họ đến các liên kết tải xuống ứng dụng di động (App Store và Google Play). Trang này trình bày ba cách gửi lời mời — cho từng người dùng, hàng loạt và tự động khi đồng bộ — cùng các trạng thái lời mời và những lỗi thường gặp.
Lời mời là gì (và không phải là gì)
- Lời mời chỉ là email. Người dùng chỉ có số điện thoại sẽ không có kênh nhận lời mời — họ vẫn có thể đăng nhập trực tiếp vào ứng dụng (số điện thoại của họ dùng được để đăng nhập bằng mã dùng một lần), nhưng họ sẽ không nhận được email.
- Email chứa tên cơ sở, địa chỉ mà người dùng nên dùng để đăng nhập, và các liên kết tải xuống trên App Store / Google Play. Xem Những gì người nhận được.
- Lời mời không cấp quyền truy cập. Quyền truy cập đến từ Access Policies hoặc quyền cấp cho từng người dùng. Gửi lời mời cho người không có quyền truy cập chỉ khiến họ có một ứng dụng không thể dùng để mở khóa.
Những gì người nhận được
Người nhận sẽ nhận được email với tiêu đề "Your Door & Gate Access invitation". Email cho biết cơ sở của bạn sử dụng ứng dụng Door & Gate Access, kèm các nút Download on the App Store và Get it on Google Play. Trong mục Details, email hiển thị Cơ sở và địa chỉ email dùng để Sign in with. Một mẹo nhắc họ đăng nhập bằng địa chỉ đó "so your access is recognised straight away". Các câu hỏi được gửi đến địa điểm hoặc quản trị viên địa điểm của bạn, không phải đến Performance Hub.
Hình 1: Ví dụ về email mời sử dụng ứng dụng. Tên và địa chỉ chỉ là ví dụ.
Trạng thái lời mời
Trạng thái lời mời của mỗi người dùng được hiển thị trong bảng chi tiết của họ và có sẵn dưới dạng bộ lọc Invitation trong Users:
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Not invited | Chưa có email mời nào được gửi |
| Invited | Một lời mời đã được gửi (có hiển thị dấu thời gian). Huy hiệu Invited trong danh sách xuất hiện cho đến khi người dùng sử dụng ứng dụng lần đầu |
| Send failed | Lần gửi gần nhất đã thất bại — dùng Resend invitation email để thử lại |
Khi người dùng đã thực sự đăng nhập (App adoption: Active), huy hiệu Invited sẽ biến mất — lời mời đã hoàn thành nhiệm vụ.
Gửi lời mời cho một người dùng
- Mở Users và nhấp vào người dùng.
- Cuộn đến mục Invitation.
- Nhấp vào Send invitation email (hoặc Resend invitation email nếu đã gửi trước đó).
Bạn sẽ thấy Invitation email sent khi thành công. Nếu người dùng chưa có địa chỉ email, hãy thêm email trước — mục này có giải thích yêu cầu về email.
Bạn cũng có thể mời ngay khi tạo người dùng: hộp thoại Add user và trình hướng dẫn nhập CSV đều có hộp kiểm Send email invitation (được bật theo mặc định và chỉ áp dụng cho người dùng có email).
Lời mời hàng loạt
Dùng hộp thoại gửi hàng loạt để mời nhiều người dùng cùng lúc: Settings → Sync settings → App invitations → Send invitations… Hộp thoại Send app invitations hiển thị danh sách người nhận để bạn xem lại trước khi gửi.
Theo mặc định, việc gửi hàng loạt nhắm đến những người dùng:
- có địa chỉ email,
- hiện có quyền truy cập (khớp với một chính sách hoặc có quyền cấp),
- chưa từng được mời, và
- chưa từng sử dụng ứng dụng.
Hai hộp kiểm (đều tắt theo mặc định) mở rộng đối tượng nhận:
| Tùy chọn | Tác dụng |
|---|---|
| Also re-send to users who were already invited | Bao gồm những người dùng đã được mời trước đó nhưng vẫn chưa sử dụng ứng dụng |
| Also include users who don't currently have access | Bao gồm những người dùng hiện không khớp với chính sách hoặc quyền cấp nào |
Hộp thoại cho xem trước chính xác số lượng người dùng sẽ nhận email (kèm danh sách người nhận mẫu và ghi chú rằng người dùng chỉ có số điện thoại sẽ bị loại trừ), sau đó gửi theo từng đợt với tiến trình trực tiếp — "Please keep this window open until sending completes." Bản tóm tắt cuối cùng hiển thị số lượng sent, failed và skipped (no longer eligible). Mỗi yêu cầu theo đợt gửi tối đa 50 lời mời; hộp thoại tự động xử lý việc chia đợt.
Lời mời tự động khi đồng bộ
Nếu bạn đồng bộ người dùng, bạn có thể cho phép lời mời được gửi tự động: Settings → Sync settings → App invitations → Auto-send app invitations ("Automatically email eligible synced users who have not received an invitation.").
Hình 2: App invitations, với một quy tắc người nhận nâng cao
Khi được bật, mỗi lượt đồng bộ sẽ gửi email mời đến những người dùng được đồng bộ:
- có địa chỉ email,
- đủ điều kiện theo Who should receive an invitation? (bên dưới), và
- chưa từng được mời trước đó. Lời mời không bao giờ được tự động gửi lại.
Một lần tự động gửi thất bại sẽ được thử lại trong lượt đồng bộ tiếp theo. Xem Đồng bộ và tích hợp.
Ai nên nhận lời mời?
Chọn Only users with door access hoặc All eligible synced users.
Quy tắc người nhận nâng cao
Advanced recipient rules ("Optionally limit invitations using synced member attributes.") thu hẹp thêm danh sách người nhận. Bật Enable advanced recipient rules, sau đó thêm một hoặc nhiều quy tắc:
- Rule name và một công tắc bật/tắt cho mỗi quy tắc.
- Match conditions — khớp tất cả hoặc bất kỳ điều kiện nào của quy tắc.
- Conditions — một trường (Membership Status, Person Type, Tag, Sync Source hoặc Integration), một toán tử (Is Any Of hoặc Is Not Any Of) và các giá trị cần khớp. Dùng Add condition và Add rule để tạo thêm.
Trang này giải thích cách các quy tắc hoạt động:
- "Người dùng phải khớp ít nhất một quy tắc được bật bên dưới."
- "Các quy tắc nâng cao chọn người nhận bất kể quyền truy cập cửa hiện tại. Người dùng bị vô hiệu hóa hoặc xung đột vẫn bị loại trừ, và lời mời không bao giờ cấp quyền truy cập."
- "Thay đổi có hiệu lực khi người dùng được đồng bộ hóa lần tiếp theo; việc lưu không gửi ngay một lô."
Trong Hình 2, quy tắc "Current members only" có hai điều kiện: Membership Status với Is Any Of active và current, và Person Type với Is Not Any Of prospect. Tương tự, một trường cao đẳng có thể chỉ mời những sinh viên đã đăng ký học sử dụng ứng dụng để truy cập xưởng sau giờ học.
Khắc phục sự cố lời mời
| Triệu chứng | Nguyên nhân | Cách khắc phục |
|---|---|---|
| Nút gửi bị vô hiệu hóa / "no email" | Người dùng chưa có địa chỉ email | Thêm email cho người dùng (hoặc để họ đăng nhập trực tiếp bằng số điện thoại) |
| Trạng thái hiển thị Send failed | Dịch vụ thư không thể gửi email | Kiểm tra lỗi chính tả trong địa chỉ, sau đó dùng Resend invitation email |
| Người dùng không có trong lần gửi hàng loạt | Họ đã được mời, đã sử dụng ứng dụng, chưa có email hoặc hiện không có quyền truy cập | Dùng các hộp kiểm bao gồm thêm trong hộp thoại, hoặc mời riêng từng người từ bảng của họ |
| Lời mời tự động không bao giờ được gửi | Auto-send app invitations đang tắt, hoặc chính tính năng đồng bộ bị tắt | Bật cả hai trong Settings → Sync settings |
| Một người dùng được đồng bộ không được mời tự động | Họ không khớp với Who should receive an invitation? hoặc bất kỳ quy tắc người nhận nâng cao nào đang bật | Xem lại các quy tắc trong Settings → Sync settings → App invitations; các thay đổi được áp dụng trong lần đồng bộ tiếp theo |
| Người dùng đã nhận email nhưng không thể mở khóa | Lời mời không cấp quyền truy cập | Kiểm tra Access Policies và quyền cấp |
Trang liên quan
- Users
- Đồng bộ và tích hợp
- Hướng dẫn ứng dụng di động — những gì hội viên nhìn thấy sau khi cài đặt