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Retenção e arquivamento

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As políticas de retenção mantêm os seus custos de armazenamento sob controle ao excluir automaticamente as imagens antigas — mas algumas imagens precisam ser preservadas: um incidente, um pedido de indenização ao seguro, provas solicitadas pela polícia. Reter uma gravação a isenta da exclusão automática. Ela permanece até que alguém cancele a retenção deliberadamente.

Como reter uma gravação

Encontre o clipe — em Gravações ou na linha do tempo —, abra-o e clique em Retain recording:

Reter gravação

Figura 1: O painel Retain Recording — um nome e observações, mantidos com o clipe

  • Dê a ele um Name (por exemplo, "Incident — front desk") e Notes explicando o motivo (por exemplo, "Reported slip near reception at 11:29 AM. Retained for insurance review."). Escreva pensando em quem vai ler daqui a dois anos — inclua números de sinistro ou de boletim de ocorrência.
  • Clique em Retain. O clipe é marcado imediatamente — uma faixa Retained aparece no cartão dele, e a ação do player muda para Unretain recording.

Quem reteve o clipe, quando, o nome e as observações são mantidos com a gravação, e a atividade de visualização aparece nos registros de acesso do módulo.

O que a retenção protege

Protegido contraA política de retenção de gravações — o clipe é ignorado pela exclusão automática, não importa quão antigo ele fique
Não protegido contraO cancelamento deliberado da retenção; a instalação deixar de usar o produto
Custo de armazenamentoOs clipes retidos continuam ocupando armazenamento e contam na linha "Retained Footage (Incidents)" do seu resumo de armazenamento — isso é intencional; são as imagens que você escolheu pagar para manter

Como encontrar imagens retidas

  • Recordings → Type → Retained Recordings filtra a biblioteca para mostrar apenas os clipes retidos.
  • A barra lateral Storage Utilisation do Painel mostra a contagem das suas Retained Recordings em um relance, com um atalho View Footage que leva diretamente a elas.

Como cancelar a retenção

Abra o clipe retido e clique em Unretain recording. O clipe volta às regras normais de retenção — se ele já for mais antigo que o seu período de retenção, passará a ser elegível para exclusão; portanto, cancele a retenção somente quando o clipe realmente não for mais necessário.

Práticas que se sustentam no futuro

  • Retenha imediatamente. O período padrão é de um mês (Armazenamento e retenção) — um incidente descoberto tarde pode ser irrecuperável. Inclua "reter o clipe" em qualquer procedimento de incidentes.
  • Retenha também os clipes ao redor. O contexto antes e depois de um evento costuma ser solicitado mais tarde; o Go to timeline da linha do tempo torna trivial encontrar os clipes adjacentes.
  • Use números de referência no nome e nas observações. Um número de sinistro ou de boletim de ocorrência liga as imagens à documentação muito depois de a memória de todos ter se apagado.
  • Para entregar imagens, use um link de compartilhamento (Compartilhamento e acesso de convidados) — com escopo, com expiração e auditado — em vez de baixar arquivos e enviá-los por e-mail.