App-uitnodigingen

Uitnodigingen zijn e-mails die iemand laten weten dat die persoon deurtoegang heeft gekregen en die linken naar de downloads van de mobiele app (App Store en Google Play). Deze pagina beschrijft de drie manieren waarop uitnodigingen worden verstuurd (per gebruiker, in bulk en automatisch bij synchronisatie), plus de statussen van uitnodigingen en veelvoorkomende valkuilen.

Wat een uitnodiging wel (en niet) is

• Een uitnodiging is alleen een e-mail. Gebruikers met alleen een telefoonnummer hebben geen kanaal voor uitnodigingen. Ze kunnen zich nog steeds rechtstreeks aanmelden bij de app (hun telefoonnummer werkt voor aanmelden met een eenmalige code), maar ze ontvangen de e-mail niet.
• De e-mail bevat de naam van de faciliteit, het adres waarmee de gebruiker zich moet aanmelden en downloadlinks voor de App Store en Google Play. Zie Wat de persoon ontvangt.
• Een uitnodiging verleent geen toegang. Toegang komt via Access Policies of machtigingen per gebruiker. Als je iemand zonder toegang een uitnodiging stuurt, krijgt die persoon alleen een app waarmee niets kan worden ontgrendeld.

Wat de persoon ontvangt

De persoon ontvangt een e-mail met het onderwerp "Your Door & Gate Access invitation". Daarin staat dat je faciliteit de app Door & Gate Access gebruikt, met de knoppen Download on the App Store en Get it on Google Play. Onder Details staan de Faciliteit en het e-mailadres om mee aan te melden (Sign in with). Een tip herinnert de persoon eraan zich met dat adres aan te melden "so your access is recognised straight away". Vragen gaan naar je locatie of de beheerder van de locatie, niet naar Performance Hub.

Afbeelding 1: Een voorbeeld van een uitnodigingsmail voor de app. Namen en adressen zijn voorbeelden.

Status van uitnodigingen

De uitnodigingsstatus van elke gebruiker wordt getoond in het detailpaneel en is beschikbaar als filter Invitation in Users:

Zodra een gebruiker zich daadwerkelijk heeft aangemeld (App adoption: Active), verdwijnt het label Invited: de uitnodiging heeft haar werk gedaan.

Een uitnodiging naar één gebruiker sturen

1. Open Users en klik op de gebruiker.
2. Scrol naar het gedeelte Invitation.
3. Klik op Send invitation email (of Resend invitation email als er al eerder een is verstuurd).

Bij succes zie je Invitation email sent. Als de gebruiker geen e-mailadres heeft, voeg je dat eerst toe; het gedeelte legt uit dat een e-mailadres vereist is.

Je kunt ook bij het aanmaken uitnodigen: het venster Add user en de wizard voor CSV-import hebben allebei een selectievakje Send email invitation (standaard aan, en alleen van toepassing op gebruikers met een e-mailadres).

Uitnodigingen in bulk

Gebruik het bulkvenster om veel gebruikers tegelijk uit te nodigen: Settings → Sync settings → App invitations → Send invitations… Het venster Send app invitations toont de lijst met ontvangers ter controle voordat er iets wordt verstuurd.

Standaard is de bulkverzending gericht op gebruikers die:

• een e-mailadres hebben,
• momenteel toegang hebben (zouden overeenkomen met een beleid of een machtiging hebben),
• nog nooit zijn uitgenodigd, en
• de app nog nooit hebben gebruikt.

Twee selectievakjes (beide standaard uit) verbreden de doelgroep:

Het venster laat vooraf precies zien hoeveel gebruikers een e-mail ontvangen (met een voorbeeldlijst van ontvangers en een opmerking dat gebruikers met alleen een telefoonnummer worden uitgesloten) en verstuurt daarna in batches met live voortgang: "Please keep this window open until sending completes." Het eindoverzicht toont de aantallen sent, failed en skipped (no longer eligible). Per batchverzoek worden maximaal 50 uitnodigingen verstuurd; het venster regelt de batches automatisch.

Automatische uitnodigingen bij synchronisatie

Als je gebruikers synchroniseert, kun je uitnodigingen automatisch laten versturen: Settings → Sync settings → App invitations → Auto-send app invitations ("Automatically email eligible synced users who have not received an invitation.").

Afbeelding 2: App invitations, met een geavanceerde ontvangersregel

Wanneer dit aan staat, stuurt elke synchronisatieronde een uitnodiging per e-mail naar gesynchroniseerde gebruikers die:

• een e-mailadres hebben,
• in aanmerking komen volgens Who should receive an invitation? (zie hieronder), en
• nog niet eerder zijn uitgenodigd. Uitnodigingen worden nooit automatisch opnieuw verstuurd.

Een mislukte automatische verzending wordt bij de volgende synchronisatieronde opnieuw geprobeerd. Zie Synchronisatie en integraties.

Wie moet een uitnodiging ontvangen?

Kies Only users with door access of All eligible synced users.

Geavanceerde ontvangersregels

Advanced recipient rules ("Optionally limit invitations using synced member attributes.") beperken de ontvangers verder. Zet Enable advanced recipient rules aan en voeg een of meer regels toe:

• Rule name en een aan/uit-schakelaar voor elke regel.
• Match conditions: voldoe aan all of any van de voorwaarden van de regel.
• Conditions: een veld (Membership Status, Person Type, Tag, Sync Source of Integration), een operator (Is Any Of of Is Not Any Of) en de waarden waarmee moet worden overeengekomen. Gebruik Add condition en Add rule om er meer te maken.

De pagina legt uit hoe regels werken:

• "Een gebruiker moet aan ten minste één ingeschakeld reglement hieronder voldoen."
• "Geavanceerde regels selecteren ontvangers ongeacht de huidige deurentoegang. Uitgeschakelde of conflicterende gebruikers worden nog steeds uitgesloten en uitnodigingen verlenen nooit toegang."
• "Wijzigingen worden doorgevoerd bij de volgende synchronisatie van gebruikers; opslaan stuurt niet direct een batch."

In afbeelding 2 heeft de regel "Current members only" twee voorwaarden: Membership Status met Is Any Of active en current, en Person Type met Is Not Any Of prospect. Op dezelfde manier kan een hogeschool alleen ingeschreven studenten uitnodigen voor de app, voor toegang tot de studio buiten kantooruren.

Problemen met uitnodigingen oplossen

Gerelateerde pagina's

• Users
• Synchronisatie en integraties
• Handleiding voor de mobiele app: wat het lid na de installatie ziet