Inviti all'app
In questa pagina
Gli inviti sono email che comunicano a una persona che ha ottenuto l'accesso alle porte e la indirizzano ai download dell'app mobile (App Store e Google Play). Questa pagina descrive i tre modi in cui vengono inviati gli inviti (per singolo utente, in blocco e automaticamente durante la sincronizzazione), oltre agli stati degli inviti e agli errori più comuni.
Che cos'è (e che cosa non è) un invito
- Un invito è solo un'email. Gli utenti che hanno solo un numero di telefono non dispongono di un canale per gli inviti: possono comunque accedere direttamente all'app (il loro numero di telefono funziona per l'accesso con codice monouso), ma non riceveranno l'email.
- L'email contiene il nome della struttura, l'indirizzo con cui l'utente deve accedere e i link per il download da App Store / Google Play. Vedi Cosa riceve la persona.
- Un invito non concede l'accesso. L'accesso deriva dalle Access Policies o dalle autorizzazioni per singolo utente. Inviare un invito a qualcuno senza accesso gli fornisce solo un'app con cui non può sbloccare nulla.
Cosa riceve la persona
La persona riceve un'email con l'oggetto "Your Door & Gate Access invitation". L'email indica che la tua struttura usa l'app Door & Gate Access, con i pulsanti Download on the App Store e Get it on Google Play. In Details mostra la Struttura e l'indirizzo email da usare per Sign in with. Un suggerimento ricorda di accedere con quell'indirizzo "so your access is recognised straight away". Le domande vanno rivolte alla sede o all'amministratore del sito, non al Performance Hub.
Figura 1: un esempio di email di invito all'app. Nomi e indirizzi sono esempi.
Stato dell'invito
Lo stato dell'invito di ciascun utente è mostrato nel suo pannello dei dettagli ed è disponibile come filtro Invitation in Users:
| Stato | Significato |
|---|---|
| Not invited | Non è stata inviata alcuna email di invito |
| Invited | È stato inviato un invito (viene mostrata la data e l'ora). Il badge Invited nell'elenco resta visibile finché l'utente non usa l'app per la prima volta |
| Send failed | L'ultimo tentativo di invio non è riuscito: usa Resend invitation email per riprovare |
Una volta che l'utente ha effettivamente effettuato l'accesso (App adoption: Active), il badge Invited scompare: gli inviti hanno svolto il loro compito.
Invio di un invito a un utente
- Apri Users e fai clic sull'utente.
- Scorri fino alla sezione Invitation.
- Fai clic su Send invitation email (oppure su Resend invitation email se ne è già stato inviato uno).
Se l'invio riesce, viene visualizzato Invitation email sent. Se l'utente non ha un indirizzo email, aggiungine prima uno: la sezione spiega il requisito dell'email.
Puoi anche invitare al momento della creazione: sia la finestra di dialogo Add user sia la procedura guidata di importazione CSV hanno una casella di controllo Send email invitation (selezionata per impostazione predefinita e valida solo per gli utenti con un'email).
Inviti in blocco
Usa la finestra di dialogo per l'invio in blocco per invitare molti utenti contemporaneamente: Settings → Sync settings → App invitations → Send invitations… La finestra di dialogo Send app invitations mostra l'elenco dei destinatari da verificare prima che venga inviato qualsiasi messaggio.
Per impostazione predefinita, l'invio in blocco è destinato agli utenti che:
- hanno un indirizzo email,
- attualmente hanno accesso (corrisponderebbero a una policy o hanno un'autorizzazione),
- non sono mai stati invitati e
- non hanno mai usato l'app.
Due caselle di controllo (entrambe deselezionate per impostazione predefinita) ampliano i destinatari:
| Opzione | Effetto |
|---|---|
| Also re-send to users who were already invited | Include gli utenti già invitati che non hanno ancora usato l'app |
| Also include users who don't currently have access | Include gli utenti che attualmente non corrisponderebbero a una policy o autorizzazione |
La finestra di dialogo mostra in anteprima esattamente quanti utenti riceveranno un'email (con un elenco di esempio dei destinatari e una nota sull'esclusione degli utenti con solo telefono), quindi invia in lotti mostrando l'avanzamento in tempo reale: "Please keep this window open until sending completes." Il riepilogo finale mostra i conteggi sent, failed e skipped (no longer eligible). Vengono inviati fino a 50 inviti per ogni richiesta in lotto; la finestra di dialogo gestisce automaticamente la suddivisione in lotti.
Inviti automatici durante la sincronizzazione
Se sincronizzi gli utenti, puoi fare in modo che gli inviti vengano inviati automaticamente: Settings → Sync settings → App invitations → Auto-send app invitations ("Automatically email eligible synced users who have not received an invitation.").
Figura 2: App invitations, con una regola avanzata sui destinatari
Quando è attivato, ogni sincronizzazione invia un invito via email agli utenti sincronizzati che:
- hanno un indirizzo email,
- sono idonei in base a Who should receive an invitation? (vedi sotto) e
- non sono mai stati invitati. Gli inviti non vengono mai inviati di nuovo automaticamente.
Un invio automatico non riuscito viene ritentato alla sincronizzazione successiva. Vedi Sincronizzazione e integrazioni.
Chi deve ricevere un invito?
Scegli Only users with door access o All eligible synced users.
Regole avanzate sui destinatari
Advanced recipient rules ("Optionally limit invitations using synced member attributes.") restringono ulteriormente i destinatari. Attiva Enable advanced recipient rules, quindi aggiungi una o più regole:
- Rule name e un interruttore di attivazione/disattivazione per ogni regola.
- Match conditions: corrispondenza con tutte o con almeno una delle condizioni della regola.
- Conditions: un campo (Membership Status, Person Type, Tag, Sync Source o Integration), un operatore (Is Any Of o Is Not Any Of) e i valori da far corrispondere. Usa Add condition e Add rule per crearne altre.
La pagina spiega come funzionano le regole:
- "Un utente deve soddisfare almeno una delle regole abilitate di seguito."
- "Le regole avanzate selezionano i destinatari indipendentemente dall'accesso attuale alle porte. Gli utenti disabilitati o in conflitto rimangono esclusi e gli inviti non concedono mai l'accesso."
- "Le modifiche vengono applicate alla successiva sincronizzazione degli utenti; il salvataggio non invia immediatamente un batch."
Nella Figura 2, la regola "Current members only" ha due condizioni: Membership Status con Is Any Of active e current, e Person Type con Is Not Any Of prospect. Allo stesso modo, un istituto di formazione può invitare all'app solo gli studenti iscritti per l'accesso agli studi fuori orario.
Risoluzione dei problemi con gli inviti
| Sintomo | Causa | Soluzione |
|---|---|---|
| Pulsante di invio disattivato / "no email" | L'utente non ha un indirizzo email | Aggiungi un'email all'utente (oppure chiedigli di accedere direttamente con il suo numero di telefono) |
| Lo stato mostra Send failed | Il servizio di posta non è riuscito a recapitare l'email | Verifica che l'indirizzo non contenga errori di battitura, poi usa Resend invitation email |
| Utente non incluso nell'invio in blocco | È già stato invitato, ha usato l'app, non ha un'email o attualmente non ha accesso | Usa le caselle di inclusione della finestra di dialogo oppure invitalo singolarmente dal suo pannello |
| L'invito automatico non parte mai | Auto-send app invitations è disattivato oppure la sincronizzazione stessa è disattivata | Attiva entrambe le opzioni in Settings → Sync settings |
| Un utente sincronizzato non viene invitato automaticamente | Non corrisponde a Who should receive an invitation? né ad alcuna regola avanzata sui destinatari attivata | Verifica le regole in Settings → Sync settings → App invitations; le modifiche si applicano alla sincronizzazione successiva |
| L'utente ha ricevuto l'email ma non riesce a sbloccare | Gli inviti non concedono l'accesso | Controlla le Access Policies e le autorizzazioni |
Pagine correlate
- Users
- Sincronizzazione e integrazioni
- Guida all'app mobile: cosa vede il membro dopo l'installazione