Invitations à l'application

Les invitations sont des e-mails qui informent une personne qu'elle a reçu un accès aux portes et lui fournissent les liens de téléchargement de l'application mobile (App Store et Google Play). Cette page présente les trois modes d'envoi des invitations (par utilisateur, en masse et automatiquement lors de la synchronisation), ainsi que les statuts d'invitation et les pièges courants.

Ce qu'est une invitation (et ce qu'elle n'est pas)

• Une invitation est uniquement un e-mail. Les utilisateurs qui n'ont qu'un numéro de téléphone ne disposent d'aucun canal d'invitation : ils peuvent tout de même se connecter directement à l'application (leur numéro de téléphone permet la connexion par code à usage unique), mais ils ne reçoivent pas l'e-mail.
• L'e-mail contient le nom de l'installation, l'adresse avec laquelle l'utilisateur doit se connecter et les liens de téléchargement App Store / Google Play. Consultez Ce que reçoit la personne.
• Une invitation n'accorde pas l'accès. L'accès provient des Access Policies ou des autorisations individuelles. Envoyer une invitation à une personne sans accès lui permet simplement d'installer une application avec laquelle elle ne peut rien déverrouiller.

Ce que reçoit la personne

La personne reçoit un e-mail ayant pour objet « Your Door & Gate Access invitation ». Il indique que votre installation utilise l'application Door & Gate Access, avec les boutons Download on the App Store et Get it on Google Play. Sous Details, il indique l'Installation et l'adresse e-mail à utiliser pour Sign in with. Un conseil lui rappelle de se connecter avec cette adresse « so your access is recognised straight away ». Les questions doivent être adressées à votre site ou à l'administrateur du site, et non à Performance Hub.

Figure 1 : Exemple d'e-mail d'invitation à l'application. Les noms et adresses sont des exemples.

Statut de l'invitation

Le statut d'invitation de chaque utilisateur est affiché dans son panneau de détails et disponible en tant que filtre Invitation dans Users :

Dès qu'un utilisateur s'est effectivement connecté (App adoption: Active), le badge Invited disparaît : les invitations ont rempli leur rôle.

Envoyer une invitation à un utilisateur

1. Ouvrez Users et cliquez sur l'utilisateur.
2. Faites défiler jusqu'à la section Invitation.
3. Cliquez sur Send invitation email (ou sur Resend invitation email si une invitation a déjà été envoyée).

Le message Invitation email sent s'affiche en cas de réussite. Si l'utilisateur n'a pas d'adresse e-mail, ajoutez-en d'abord une : la section explique cette exigence.

Vous pouvez également inviter un utilisateur lors de sa création : la boîte de dialogue Add user et l'assistant d'import CSV comportent tous deux une case à cocher Send email invitation (cochée par défaut, et applicable uniquement aux utilisateurs ayant un e-mail).

Invitations en masse

Utilisez la boîte de dialogue d'envoi en masse pour inviter de nombreux utilisateurs à la fois : Settings → Sync settings → App invitations → Send invitations… La boîte de dialogue Send app invitations affiche la liste des destinataires pour vérification avant tout envoi.

Par défaut, l'envoi en masse cible les utilisateurs qui :

• ont une adresse e-mail,
• ont actuellement accès (correspondraient à une politique ou disposent d'une autorisation),
• n'ont jamais été invités, et
• n'ont jamais utilisé l'application.

Deux cases à cocher (toutes deux décochées par défaut) élargissent les destinataires :

La boîte de dialogue indique à l'avance le nombre exact d'utilisateurs qui recevront un e-mail (avec un échantillon de la liste des destinataires et une remarque précisant que les utilisateurs n'ayant qu'un téléphone sont exclus), puis envoie les invitations par lots en affichant la progression en temps réel : "Please keep this window open until sending completes." Le récapitulatif final indique le nombre d'invitations sent, failed et skipped (no longer eligible). Jusqu'à 50 invitations sont envoyées par requête de lot ; la boîte de dialogue gère automatiquement le découpage en lots.

Invitations automatiques lors de la synchronisation

Si vous synchronisez des utilisateurs, vous pouvez envoyer les invitations automatiquement : Settings → Sync settings → App invitations → Auto-send app invitations ("Automatically email eligible synced users who have not received an invitation.").

Figure 2 : App invitations, avec une règle de destinataires avancée

Lorsque cette option est activée, chaque synchronisation envoie une invitation par e-mail aux utilisateurs synchronisés qui :

• ont une adresse e-mail,
• sont admissibles selon Who should receive an invitation? (ci-dessous), et
• n'ont jamais été invités. Les invitations ne sont jamais renvoyées automatiquement.

Un envoi automatique en échec est retenté lors de la synchronisation suivante. Consultez Synchronisation et intégrations.

Qui doit recevoir une invitation ?

Choisissez Only users with door access ou All eligible synced users.

Règles de destinataires avancées

Les Advanced recipient rules ("Optionally limit invitations using synced member attributes.") restreignent davantage les destinataires. Activez Enable advanced recipient rules, puis ajoutez une ou plusieurs règles :

• Rule name et un commutateur d'activation pour chaque règle.
• Match conditions : correspondance avec toutes les conditions de la règle ou avec l'une d'entre elles.
• Conditions : un champ (Membership Status, Person Type, Tag, Sync Source ou Integration), un opérateur (Is Any Of ou Is Not Any Of) et les valeurs à faire correspondre. Utilisez Add condition et Add rule pour en ajouter d'autres.

La page explique le fonctionnement des règles :

• "Un utilisateur doit correspondre à au moins une règle activée ci-dessous."
• "Les règles avancées sélectionnent les destinataires indépendamment de l'accès actuel aux portes. Les utilisateurs désactivés ou en conflit restent exclus, et les invitations n'accordent jamais d'accès."
• "Les modifications prennent effet lors de la prochaine synchronisation des utilisateurs ; l'enregistrement n'envoie pas immédiatement un lot."

Dans la figure 2, la règle « Current members only » comporte deux conditions : Membership Status avec Is Any Of active et current, et Person Type avec Is Not Any Of prospect. De la même manière, un établissement d'enseignement peut inviter uniquement les étudiants inscrits à utiliser l'application pour accéder aux ateliers en dehors des heures d'ouverture.

Dépannage des invitations

Pages associées

• Users
• Synchronisation et intégrations
• Guide de l'application mobile : ce que voit le membre après l'installation