App-Einladungen

Einladungen sind E-Mails, die einer Person mitteilen, dass sie Türzugang erhalten hat, und sie zu den Downloads der mobilen App führen (App Store und Google Play). Diese Seite beschreibt die drei Wege, auf denen Einladungen gesendet werden – einzeln, gesammelt und automatisch bei der Synchronisierung – sowie die Einladungsstatus und häufige Fallstricke.

Was eine Einladung ist (und was nicht)

• Eine Einladung ist ausschließlich eine E-Mail. Für Benutzer, die nur eine Telefonnummer haben, gibt es keinen Einladungskanal – sie können sich trotzdem direkt bei der App anmelden (ihre Telefonnummer funktioniert für die Anmeldung per Einmalcode), erhalten aber keine E-Mail.
• Die E-Mail enthält den Namen der Einrichtung, die Adresse, mit der sich der Benutzer anmelden soll, sowie Download-Links für App Store und Google Play. Siehe Was die Person erhält.
• Eine Einladung gewährt keinen Zugriff. Der Zugriff ergibt sich aus Access Policies oder benutzerbezogenen Berechtigungen. Wer ohne Zugriff eingeladen wird, erhält lediglich eine App, mit der er nichts entsperren kann.

Was die Person erhält

Die Person erhält eine E-Mail mit dem Betreff „Your Door & Gate Access invitation“. Darin steht, dass Ihre Einrichtung die App Door & Gate Access nutzt, mit den Schaltflächen Download on the App Store und Get it on Google Play. Unter Details werden die Einrichtung und die E-Mail-Adresse für Sign in with angezeigt. Ein Tipp erinnert daran, sich mit dieser Adresse anzumelden, „so your access is recognised straight away“. Fragen richten sich an Ihren Standort bzw. die Standortverwaltung, nicht an den Performance Hub.

Abbildung 1: Ein Beispiel für eine App-Einladungs-E-Mail. Namen und Adressen sind Beispiele.

Einladungsstatus

Der Einladungsstatus jedes Benutzers wird in seinem Detailbereich angezeigt und steht unter Users als Filter Invitation zur Verfügung:

Sobald sich ein Benutzer tatsächlich angemeldet hat (App adoption: Active), verschwindet das Badge Invited – die Einladung hat ihren Zweck erfüllt.

Einladung an einen Benutzer senden

1. Öffnen Sie Users und klicken Sie auf den Benutzer.
2. Scrollen Sie zum Abschnitt Invitation.
3. Klicken Sie auf Send invitation email (oder auf Resend invitation email, falls bereits eine gesendet wurde).

Bei Erfolg sehen Sie Invitation email sent. Hat der Benutzer keine E-Mail-Adresse, fügen Sie zuerst eine hinzu – der Abschnitt erklärt, dass eine E-Mail-Adresse erforderlich ist.

Sie können auch direkt beim Anlegen einladen: Sowohl der Dialog Add user als auch der CSV-Importassistent haben ein Kontrollkästchen Send email invitation (standardmäßig aktiviert; gilt nur für Benutzer mit E-Mail-Adresse).

Sammeleinladungen

Verwenden Sie den Sammeldialog, um viele Benutzer auf einmal einzuladen: Settings → Sync settings → App invitations → Send invitations… Der Dialog Send app invitations zeigt die Empfängerliste zur Prüfung an, bevor etwas gesendet wird.

Standardmäßig richtet sich der Sammelversand an Benutzer, die:

• eine E-Mail-Adresse haben,
• derzeit Zugriff haben (auf die eine Richtlinie zutreffen würde oder die eine Berechtigung haben),
• noch nie eingeladen wurden und
• die App noch nie genutzt haben.

Zwei Kontrollkästchen (beide standardmäßig deaktiviert) erweitern den Empfängerkreis:

Der Dialog zeigt vorab genau an, wie viele Benutzer eine E-Mail erhalten (mit einer beispielhaften Empfängerliste und einem Hinweis, dass Benutzer mit nur einer Telefonnummer ausgeschlossen sind), und sendet dann in Stapeln mit Live-Fortschrittsanzeige – "Please keep this window open until sending completes." Die abschließende Zusammenfassung zeigt die Anzahl für sent, failed und skipped (no longer eligible). Pro Stapelanfrage werden bis zu 50 Einladungen gesendet; der Dialog übernimmt die Aufteilung in Stapel automatisch.

Automatische Einladungen bei der Synchronisierung

Wenn Sie Benutzer synchronisieren, können Einladungen automatisch versendet werden: Settings → Sync settings → App invitations → Auto-send app invitations ("Automatically email eligible synced users who have not received an invitation.").

Abbildung 2: App invitations mit einer erweiterten Empfängerregel

Ist die Option aktiviert, sendet jeder Synchronisierungsdurchlauf eine Einladung per E-Mail an synchronisierte Benutzer, die:

• eine E-Mail-Adresse haben,
• gemäß Who should receive an invitation? (siehe unten) berechtigt sind und
• noch nicht eingeladen wurden. Einladungen werden nie automatisch erneut gesendet.

Ein fehlgeschlagener automatischer Versand wird beim nächsten Synchronisierungsdurchlauf wiederholt. Siehe Synchronisierung und Integrationen.

Wer soll eine Einladung erhalten?

Wählen Sie Only users with door access oder All eligible synced users.

Erweiterte Empfängerregeln

Advanced recipient rules ("Optionally limit invitations using synced member attributes.") schränken die Empfänger weiter ein. Aktivieren Sie Enable advanced recipient rules und fügen Sie dann eine oder mehrere Regeln hinzu:

• Rule name und ein Ein/Aus-Schalter für jede Regel.
• Match conditions – alle oder eine beliebige der Bedingungen der Regel müssen zutreffen.
• Conditions – ein Feld (Membership Status, Person Type, Tag, Sync Source oder Integration), ein Operator (Is Any Of oder Is Not Any Of) und die abzugleichenden Werte. Mit Add condition und Add rule fügen Sie weitere hinzu.

Die Seite erklärt, wie Regeln funktionieren:

• "Ein Benutzer muss mindestens einer der unten aufgeführten aktivierten Regeln entsprechen."
• "Erweiterte Regeln wählen Empfänger unabhängig vom aktuellen Türzugriff aus. Deaktivierte oder widersprüchliche Benutzer werden weiterhin ausgeschlossen, und Einladungen gewähren niemals Zugriff."
• "Änderungen werden wirksam, wenn Benutzer das nächste Mal synchronisiert werden; das Speichern löst nicht sofort einen Stapelversand aus."

In Abbildung 2 hat die Regel „Current members only“ zwei Bedingungen: Membership Status mit Is Any Of active und current sowie Person Type mit Is Not Any Of prospect. Ebenso kann eine Hochschule nur eingeschriebene Studierende zur App einladen, damit sie die Ateliers außerhalb der Öffnungszeiten nutzen können.

Fehlerbehebung bei Einladungen

Verwandte Seiten

• Users
• Synchronisierung und Integrationen
• Leitfaden zur mobilen App – was das Mitglied nach der Installation sieht