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Websitebereich: Dokumentation

Aufbewahren und Archivieren

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Aufbewahrungsrichtlinien halten Ihre Speicherkosten im Rahmen, indem sie altes Videomaterial automatisch löschen – manches Material muss jedoch erhalten bleiben: ein Vorfall, ein Versicherungsfall, von der Polizei angeforderte Beweise. Wenn Sie eine Aufzeichnung aufbewahren, wird sie von der automatischen Löschung ausgenommen. Sie bleibt erhalten, bis jemand die Aufbewahrung bewusst aufhebt.

Eine Aufzeichnung aufbewahren

Suchen Sie den Clip – in Recordings oder auf der Zeitachse –, öffnen Sie ihn und klicken Sie auf Retain recording:

Aufnahme behalten

Abbildung 1: Der Bereich Retain Recording – ein Name und Notizen, die mit dem Clip gespeichert werden

  • Geben Sie einen Name (z. B. "Incident — front desk") und Notes mit der Begründung ein (z. B. "Reported slip near reception at 11:29 AM. Retained for insurance review."). Schreiben Sie so, dass jemand sie in zwei Jahren versteht – geben Sie Schadens- oder Berichtsnummern an.
  • Klicken Sie auf Retain. Der Clip wird sofort gekennzeichnet – mit dem Banner Retained auf seiner Karte, und die Aktion im Player wechselt zu Unretain recording.

Wer ihn aufbewahrt hat, wann, sowie Name und Notizen werden mit der Aufzeichnung gespeichert, und Ansichtsaktivitäten erscheinen in den Zugriffsprotokollen des Moduls.

Wovor die Aufbewahrung schützt

Geschützt vorDer Aufbewahrungsrichtlinie für Aufzeichnungen – der Clip wird von der automatischen Löschung übersprungen, egal wie alt er wird
Nicht geschützt vorBewusstem Aufheben der Aufbewahrung; der Einstellung der Produktnutzung durch die Einrichtung
SpeicherkostenAufbewahrte Clips belegen weiterhin Speicher und werden in der Zeile "Retained Footage (Incidents)" Ihrer Speicherübersicht gezählt – das ist so beabsichtigt; es ist das Videomaterial, für dessen Aufbewahrung Sie sich entschieden haben

Aufbewahrtes Videomaterial finden

  • Recordings → Type → Retained Recordings filtert die Bibliothek auf aufbewahrte Clips.
  • Die Seitenleiste Storage Utilisation im Dashboard zeigt die Anzahl Ihrer Retained Recordings auf einen Blick, mit der Verknüpfung View Footage direkt zu ihnen.

Aufbewahrung aufheben

Öffnen Sie den aufbewahrten Clip und klicken Sie auf Unretain recording. Für den Clip gelten wieder die normalen Aufbewahrungsregeln – ist er bereits älter als Ihr Aufbewahrungszeitraum, kann er gelöscht werden. Heben Sie die Aufbewahrung daher nur auf, wenn der Clip wirklich nicht mehr benötigt wird.

Vorgehensweisen, die sich später bewähren

  • Sofort aufbewahren. Der Standardzeitraum beträgt einen Monat (Speicher und Aufbewahrung) – ein spät entdeckter Vorfall lässt sich möglicherweise nicht mehr rekonstruieren. Machen Sie „Clip aufbewahren“ zu einem festen Bestandteil jedes Vorfallverfahrens.
  • Auch die umliegenden Clips aufbewahren. Kontext vor und nach einem Ereignis wird meist später angefordert; mit Go to timeline finden Sie benachbarte Clips ganz einfach.
  • Referenznummern in Name und Notizen verwenden. Eine Schadens- oder Polizeiberichtsnummer verbindet Videomaterial mit den Unterlagen, lange nachdem die Erinnerung aller verblasst ist.
  • Für die Übergabe einen Freigabelink verwenden (Freigabe und Gastzugriff) – eingegrenzt, ablaufend und protokolliert – statt Dateien herunterzuladen und per E-Mail zu versenden.