Zachowywanie i archiwizacja
Na tej stronie
Zasady przechowywania utrzymują koszty magazynu na rozsądnym poziomie, automatycznie usuwając stare nagrania — ale niektóre nagrania muszą przetrwać: incydent, roszczenie ubezpieczeniowe, materiał dowodowy, o który prosi policja. Zachowanie nagrania wyłącza je z automatycznego usuwania. Pozostaje ono w magazynie, dopóki ktoś celowo nie anuluje jego zachowania.
Zachowywanie nagrania
Znajdź klip — w Recordings lub na osi czasu — otwórz go i kliknij Retain recording:
Rysunek 1: Panel Retain Recording — nazwa i notatki przechowywane razem z klipem
- Nadaj mu nazwę w polu Name (np. "Incident — front desk") i wyjaśnij powód w polu Notes (np. "Reported slip near reception at 11:29 AM. Retained for insurance review."). Pisz z myślą o czytelniku za dwa lata — podaj numery roszczeń lub zgłoszeń.
- Kliknij Retain. Klip zostaje oznaczony od razu — na jego karcie pojawia się wstęga Retained, a akcja w odtwarzaczu zmienia się na Unretain recording.
Informacje o tym, kto i kiedy zachował nagranie, a także nazwa i notatki są przechowywane razem z nagraniem, a aktywność związana z oglądaniem jest widoczna w rejestrach dostępu modułu.
Przed czym chroni zachowanie
| Chroni przed | Zasadami przechowywania nagrań — klip jest pomijany przy automatycznym usuwaniu bez względu na to, jak bardzo jest stary |
| Nie chroni przed | Celowym anulowaniem zachowania; zaprzestaniem korzystania z produktu przez obiekt |
| Koszt magazynu | Zachowane klipy nadal zajmują miejsce w magazynie i są wliczane do pozycji "Retained Footage (Incidents)" w podsumowaniu magazynu — to celowe; to nagrania, za których przechowywanie zdecydowano się zapłacić |
Wyszukiwanie zachowanych nagrań
- Recordings → Type → Retained Recordings filtruje bibliotekę, pokazując tylko zachowane klipy.
- Pasek boczny Storage Utilisation na panelu od razu pokazuje liczbę Retained Recordings, ze skrótem View Footage prowadzącym bezpośrednio do nich.
Anulowanie zachowania
Otwórz zachowany klip i kliknij Unretain recording. Klip ponownie podlega zwykłym zasadom przechowywania — jeśli jest już starszy niż okres przechowywania, może zostać usunięty, dlatego anuluj zachowanie tylko wtedy, gdy klip rzeczywiście nie jest już potrzebny.
Dobre praktyki na przyszłość
- Zachowuj od razu. Domyślny okres wynosi jeden miesiąc (Przechowywanie i retencja) — nagrania z incydentu wykrytego zbyt późno mogą być nie do odzyskania. Uczyń „zachowanie klipu” częścią każdej procedury postępowania w razie incydentu.
- Zachowuj również sąsiednie klipy. Kontekst przed zdarzeniem i po nim jest zwykle potrzebny później; opcja Go to timeline sprawia, że znalezienie sąsiednich klipów jest proste.
- Podawaj numery referencyjne w nazwie i notatkach. Numer roszczenia lub numer zgłoszenia na policji łączy nagranie z dokumentacją długo po tym, jak wszyscy zapomną szczegóły.
- Do przekazywania nagrań używaj linku udostępniania (Udostępnianie i dostęp gości) — o ograniczonym zakresie, wygasającego i audytowanego — zamiast pobierać pliki i wysyłać je e-mailem.
Powiązane strony
- Przechowywanie i retencja — zasady, z których wyłączone są zachowane klipy
- Nagrania — wyszukiwanie i filtrowanie klipów
- Bezpieczeństwo i prywatność — ścieżka audytu
- Reagowanie na alarmy — nagrania przechowywane przez Duress w związku z alarmem napadowym